Правильная и эффективная организация работы организация работы в офисе. Что и как отвечать на вопросы на собеседовании: почему мы должны взять именно вас или почему вы выбрали нашу компанию? Можно у нас в компании

Вопрос на собеседовании: «Почему мы должны взять именно вас?» — повергает многих в ступор. Даже если вы тысячу раз отредактировали ответ на данный вопрос, ответить довольно сложно. Этот вопрос задается соискателю с целью не только получить ответ на вопрос, но и проверить реакцию соискателя.

Скажем по секрету: если ваш ответ удовлетворит эйчара или работодателя, вполне вероятно, что вам могут предложить более интересную должность. А теперь разберём стандартные варианты ответов в зависимости от должности, которую вы хотите получить.

Также перед тем как продолжить чтение — посмотрите короткий видеоролик по теме.

Что отвечать на собеседовании на вопрос: почему мы должны взять именно вас?

Должность, связанная с продажами, подразумевает активность, коммуникабельность специалиста. Поэтому на вопрос «Почему мы должны взять именно вас?» нужно ответить ярко, эмоционально, по возможности, профессионально. Например: «Потому что я смогу донести до покупателя или посетителей необходимую мысль. Смогу продать товар или услугу, а также заинтересовать аудиторию воспользоваться нашими услугами в дальнейшем».

На вопрос: почему вы выбрали именно нашу компанию — ответы на собеседовании корректируются в зависимости от того, на какую именно должность вы идете. Если продавцом-консультантом, упомяните о том, что вы коммуникабельны и легко найдете общий язык с людьми, умеете убеждать и доказывать свою правоту.

По сути, все, что от вас требуется – это говорить уверенно, честно. Обозначьте все свои достоинства, которые касаются данной должности, укажите все сильные стороны.

Когда задают?

Вопрос о вашей нужности и важности для компании обычно задают в конце собеседования. Часто стараются его задать в самый неожиданный момент, чтобы проверить вашу реакцию и способность реагировать быстро в непредсказуемых ситуациях. Но иногда работодатели удивляют таким вопросом в самом начале беседы.

Таким образом, они экономят время: если вы ответите не так, как это понравится работодателю, собеседование прервется, и должность вы не получите. В любом случае, будьте готовы к сюрпризам в любой момент, у каждого работодателя или эйчара свои методы «выявления» идеально подходящих для работы сотрудников.

Что не следует говорить?

Знаете, это только в книгах все любят слишком ярких и эффектных. Возможно, это впечатлит работодателя, если вы собираетесь занимать определенные должности, связанные с ораторским искусством или управлением.

Во всех остальных случаях вы должны показать, что имеете навыки, но в то же время вы гибкий специалист и готовы постоянно учиться. Поэтому идеальными, вне зависимости от вашей будущей должности подходящими ответами будут такие фразы:

«Я имею определенный опыт, который поможет мне выполнять свою работу на высшем уровне».

«Потому что я готов работать и улучшать качество своей работы каждый день».

«Эта работа идеально мне подходит: я обладаю всеми необходимыми личностными и профессиональными качествами для отличного ее выполнения».

Ни в коем случае не следует перечислять все свои качества, устраивать парад талантов и пытаться выделиться шутками или остроумным, но пустым ответом. Также никогда не говорите о том, что считаете должность вашей, тем более не стоит отвечать на подобный вопрос неуверенно.

Еще хуже будет, если вы прямо на собеседовании скажете, что конкуренты компании предложили вам похожую должность, но с высшим окладом.

Оценка кандидата

Работодателям мы рекомендуем обращать внимание на три важные вещи:

1. Скорость ответа.
2. Оригинальность ответа.
3. Адекватность ответа.

Чем быстрее ответит соискатель на ваш вопрос, тем лучше. Это значит, что и в нестандартной ситуации этот человек сможет отреагировать быстро.

Также важно, что ответит кандидат на должность. Ответ должен быть по возможности нестереотипным, без хвастовства и со здравой оценкой ситуации. Соискатель должен быть уверен в себе, как в специалисте, но не быть самоуверенным. Именно высокомерные сотрудники расшатывают уже состоявшийся коллектив и не дают сплотиться молодому коллективу.

Ну а соискателям нужно быть готовым к нестандартным решениям. Будьте спокойны, уверены в своей правоте. Помните, что вы специалист, вас позвали на собеседование, а значит, вы уже заинтересовали работодателя, и у вас есть все шансы получить эту должность.

Не только вас выбирают, но и вы выбираете. Но в то же время не стоит забывать, что нет идеальных людей, и нужно быть толерантными. Поэтому говорите только на профессиональные темы, отвечайте по возможности рационально и грамотно.

Можно продумать ответ на этот и подобные необычные вопросы, можно продумать всю тактику поведения на собеседовании, но никто не застрахован от того, что что-то пойдет не так. Поэтому готовьтесь, но не забывайте о том, что вы в первую очередь специалист и будете общаться с работодателем только по рабочим вопросам. Меньше лишних мыслей, больше профессионализма, и тогда вопрос «почему мы должны взять именно вас» точно не прозвучит во время собеседования, а если вам его все-таки зададут, то вы будете знать, что ответить.

Экологичный бизнес: Этот вопрос рано или поздно звучит на каждом собеседовании, и на него существует несколько распространенных типов ответа, и один из них лучше, чем остальные.

Этот вопрос рано или поздно звучит на каждом собеседовании, и на него существует несколько распространенных типов ответа, и один из них лучше, чем остальные.

«Почему вы хотите работать у нас?»

Крис Макгофф , автор книги «Искусство управлять» , рассказал о самых распространенных вариантах - и о том, что слышит интервьюер в каждом случае.

Ответ №1

«Это сложная, но интересная работа, и мне известно, что ваша компания действительно заинтересована в обучении и развитии персонала».

Что я слышу: Этот кандидат ценит компанию за то, что она дает сложные задачи, и хочет, чтобы мы инвестировали в его/ее развитие.

Ответ №2

«У вашей компании отличная команда и позитивная корпоративная культура».

Что я слышу: Этот кандидат хочет, чтобы в компании его окружали приятные люди, и чтобы компания заботилась о сохранении корпоративного духа.

Ответ №3

«Я вижу, что ваша компания растет и дает много возможностей для развития».

Что я слышу: Этот кандидат хочет, чтобы компания предоставила возможности для его личного продвижения. Есть и другие ответы, подобные этим, но в целом таковы основные тезисы, которые я слышу каждый раз. В сущности, кандидат объясняет, что, как ему кажется, он получит для себя, если устроится на эту работу.

Но есть особенный вариант ответа - тот редкий и прекрасный момент, когда я счастлив тому, что слышу.

Ответ №4 (идеальный)

«Причина проста : я ознакомился с вашей миссией и видением. Я изучил информацию о вас и вашей компании в социальных сетях, обратился к своим рабочим контактам и другим общедоступным источникам. В результате, я думаю, что могу сформулировать четыре утверждения, и мне бы хотелось, чтобы вы подтвердили мои мысли».

Именно так предварительная подготовка помогает кандидату выделиться.

От сотрудника требуется продемонстрировать понимание следующих пунктов:

1. Каких результатов компания хочет достичь;

2. Что мешает достичь этих результатов;

3. Почему эта работа так важна для компании и для интервьюера лично;

4. Конкретные идеи, как помочь компании достичь нужных результатов.

Когда кандидат отвечает таким образом, очевидно, что этот человек здесь не ради собственной выгоды. Он пришел на собеседование подготовленным и может объяснить, какую пользу способен принести.

Когда я слышу ответ №4, я не сомневаюсь, что кандидату присущи следующие характеристики:

• Отличные коммуникативные навыки;
• Усердие. Этот человек приложил усилия и использовал творческий подход, чтобы понять ситуацию в компании;
• Базовое понимание того, как работают социальные сети;
• Наличие сети профессиональных контактов и умение с ней работать;
• Понимание бизнеса, его целей и видения;
• Понимание возможных потерь компании в случае неудачи и перспектив в случае успеха;
• Понимание препятствий на пути компании;
• Умение убедительно объяснить, почему именно он нужен компании.

Когда ответ кандидата совпадает с четвертой стратегией, скорее всего, у нас совпадают позиции в следующем:

• Будучи сотрудниками компании, мы делаем то, что необходимо для бизнеса - даже если это не совсем то, чего бы нам хотелось;
• Мы меняемся и действуем так, как того требуют интересы бизнеса, а не ждем, что компания изменится так, как этого хотим мы;
• Мы в первую очередь работаем на бизнес, а бизнес работает на клиента. И если все будет хорошо, то бизнес позаботится и о нас.

Выбирайте кандидатов, чей ответ ближе всего к четвертому варианту. А если вас пригласили на собеседование, хорошо подготовьтесь, чтобы ответить на вопрос «Почему вы хотите работать у нас» именно так. После этого будьте готовы сразу услышать вопрос: «Какая зарплата вас устроит и когда вы можете начать?».

@ Крис Макгофф

Подготовила Тая Арянова

Одним из самых популярных вопросов при собеседовании является именно этот – почему вы хотите работать в нашей компании. Он позволяет кадровым специалистам узнать достаточно много о кандидате и во многом определить пригодность того или иного соискателя для работы на конкретной должности. Но и соискателям важно понимать, как отвечать на вопрос — далее будут предложены удобные и эффективные варианты ответов.

Почему вы хотите работать в нашей компании – зачем нужен этот вопрос

Во время или проведения анкетирования потенциальных соискателей, работодатель часто задает вопрос «почему вы хотите работать в нашей компании». И несмотря на то, что многие соискатели воспринимают его как сугубо формальный традиционный этап опроса кандидатов на вакантное рабочее место, на практике от ответа на него может зависеть все трудоустройство в целом. Ведь ответ на данный вопрос позволяет кадровому сотруднику узнать достаточно много о потенциальном соискателе, а именно:

1. Даёт возможность определить знания соискателя о компании. Это особенно важно, если он претендует на должность, связанную с продажами или ведением представительской деятельности. В таком случае, ответ на вопрос «почему вы хотите работать в нашей компании» даст кадровым специалистам возможность еще и оценить практически важные знания кандидата.
2. Позволяет определить мотивацию специалиста. Ответ на вопрос о том, почему соискатель хочет работать в конкретной компании дает возможность косвенно определить основные составляющие его профессиональной мотивации. А соответственно – сразу понять, насколько стимулы работника соответствуют устоявшейся системе мотивации на предприятии, и как именно можно будет впоследствии воздействовать на этого специалиста.
3. Предоставляет возможность оценки потенциала будущего сотрудника. Ответ на данный вопрос рассматривает основные карьерные стремления работника и предполагает возможность оценки его потенциала развития еще на этапе трудоустройства.
4. Обеспечивает понимание общего уровня лояльности соискателя к бренду. Этот аспект деятельности крайне важен для крупных компаний, которые дорожат своей репутацией. Кроме этого в рамках таких собеседований можно собирать общую обратную связь от всех кандидатов, определяя сильные и слабые стороны организации как работодателя.
5. Позволяет определить основные риски работника. Особенно актуально это в условиях, когда высокая текучесть кадров может нанести значительный урон деятельности организации или ее структурного подразделения. Ответ на вопрос часто позволяет определить риски увольнения работника по его собственному желанию.

Данный вопрос является крайне универсальным и может использоваться как на собеседованиях, так и предполагать обязательный ответ на него в рамках резюме, тестирования или анкетирования соискателей. При этом использовать его можно в отношении кандидатов на любые должности – ответ на него даст возможность оценить важные для работодателя личные качества, актуальные для всех категорий работников.

Кадровым специалистам, которые проводят первичную оценку резюме, анкет или занимаются собеседованиями, необходимо понимать несколько основных нюансов, на которые следует обращать внимание, задавая вопрос относительно желания и причин трудоустройства в компанию соискателей. Так, данный вопрос на самом деле содержит в себе два ключевых различных вопроса, которые при необходимости можно задавать по отдельности или актуализировать ответ при помощи дополнительных вопросов для получения наиболее полного понимания мотивации и стремлений кандидата. Эти вопросы выглядят следующим образом:

• Чем вас привлекает компания? В данном аспекте интервьюер оценивает знания соискателя о компании, степень его лояльности к бренду и его общую мотивацию и нацеленность на развитие в рамках конкретной организации.
• Чем вас привлекает конкретная работа? Этот вопрос призван оценить соискателя как профессионального специалиста и понять, как именно он может развиваться в рамках своей профессии и насколько его интересует это развитие, равно как и дает возможность оценить прямо или косвенно уровень знаний самого кандидата.

Рассматривая же ответы соискателя необходимо отмечать основные позитивные и негативные маркеры, которые можно встретить в стандартных ответах на вопрос «почему вы хотите работать в нашей компании». Так, к позитивным чертам можно отнести:

• Высокую заинтересованность работника в бренде. Если соискателя интересует работа в компании в первую очередь по причине ее известного имени и статуса, то это однозначно позитивно характеризует работника.
• Понимание перспектив. Если соискатель нацелен на перспективы, и знает, что он сможет попытаться их реализовать в рамках именно этой организации, это также является позитивным маркером.
• Стремление к самореализации. Когда для кандидата основным ответом считается его нацеленность максимально реализоваться как профессионалу в рамках компании, это также является позитивным маркером.

К негативным или нейтральным маркерам можно отнести следующие ответы:

Учитывая вышеприведенные маркеры, кадровому специалисту при проведении интервью с использованием рассматриваемого вопроса необходимо задавать уточняющие вопросы с целью получения исчерпывающих ответов с максимальным указанием конкретных данных. То есть, ответ о том, что соискатель хочет работать в компании просто по причине известности бренда является негативным. Но если сотрудник может объяснить, почему этот бренд известен, что именно его в нем привлекает, то это уже свидетельствует о высоком уровне его заинтересованности в трудоустройстве и дальнейшей продуктивной рабочей деятельности.

Также, позитивным аспектом является приведение примеров сотрудником из своей предыдущей работы в виде конкретных достигнутых им результатов. Либо же – описание возможных стремлений его в виде конкретных действий уже на новом рабочем месте.

Сейчас ответ на выше поставленный вопрос обладает очень высокими рисками предварительной проработки со стороны сотрудника. То есть, он может говорить то, что ожидает от него работодатель, но что не соответствует действительности. Это следует учитывать при проведении предварительного тестирования или собеседования. Реализовать его можно путем задавания косвенных вопросов, схожих с рассматриваемым, или путем длительного глубокого уточнения всех ответов соискателя.

Как отвечать на вопрос «почему вы хотите работать в нашей компании»

Учитывая вышеозначенные рекомендации для кадровых специалистов, можно понять, чего именно может ждать работодатель от ответа соискателя на вопрос «почему вы хотите работать в нашей компании». Однако при трудоустройстве необходимо в любом случае подготовиться и знать основные сведения о работодателе. В этом вопросе могут помочь следующие рекомендации:

Следует отметить, что необходимо избегать пространных формулировок и сосредотачиваться на конкретике. То есть – приводить в примеры конкретные новости. Конкретные факты из собственной рабочей практики или из деятельности предприятия.

Несмотря на то, что оплата и расположение являются негативными маркерами для трудоустройства, их можно указывать в качестве причин для трудоустройства именно в эту компанию, но только если предварительно продемонстрировать более высокую важность иной мотивации для занятия именно этого рабочего места.

Правильные и неправильные варианты ответов

Проще всего понять, как именно следует отвечать на вопрос «почему вы хотите работать в нашей компании» при помощи готовых вариантов ответов. Так, следующие примеры ответов помогут понять, как нужно и не нужно отвечать на эти вопросы. Хорошие варианты выглядят следующим образом:

Пример №1

Я отметил, что специалисты вашей компании участвовали в международных проектах «ААА» и «БББ» в 2017 и 2018 годах. Я рассматривал их вклад в проект и хотел бы попробовать себя в качестве части вашей команды, в том числе предложив идею, при помощи которой можно было бы улучшить ваши результаты.

Пример №2

Ваша компания – один из пяти лидеров рынка, согласно информации издания «ВВВ», и находится в рейтинге лучших мест для трудоустройства специалистов моей профессии. Поэтому я чувствую, что здесь я смогу развиваться, а также меня интересует предоставление вашей компанией возможности для повышения квалификации.

Пример №3

Ранее я работал в компании «ХХХ» и занимался там реализацией проекта «УУУ». Я знаю, что в вашей компании подобные проекты куда более перспективны,и я хотел бы иметь возможность реализовать свои знания и опыт с максимальной отдачей.

Негативные же варианты ответов могут выглядеть так:

Пример №1

Просто у вас наибольшая зарплата, которую мне предложили. К тому же мне нравится название вашей компании.

Пример №2

Ваша компания находится ближе всего к моему дому и сюда берут людей без опыта работы, поэтому я и решил трудоустроиться здесь.

Управленческий труд требует очень тщательного подхода в организации работы. Почему это необходимо и как реализуется? – Правильная организация работы позволяет Вам рационально расходовать жизненную энергию для организации и иметь её запасы, чтобы радоваться жизни, в полной мере использовать возможности, которые обусловлены финансовым успехом. Что такое правильная организация работы? – Правильная организация работы, начинается с правильной организации рабочего места и культуры общения, культуры переговоров, умения сосредоточиться на главном, отсеять ненужное и много ещё простых, но важных правил. И если Вы правильно организуете рабочий процесс, то будете работать с удовольствием, иметь возможность полноценно отдыхать, иметь разносторонние интересы, если же у Вас не будет правильной организации работы, тогда, и скорее всего, в связи с непомерным грузом множества нерешённых проблем, пределом Ваших мечтаний, будет желание добраться до постели, чтобы расслабиться и забыть о тяжёлом трудовом дне.

Почему так категорично? – Для иллюстрации рассмотрим некоторые примеры из жизни, мнения и заблуждения об управляющих всех уровней и как это связано с правильной организацией работы. Например, рабочие, которые трудятся физически, в большинстве своём уверены, что эта работа очень лёгкая и простая – включил кондиционер, сиди в кресле и отвечай на звонки. Некоторые из них, поднатужившись и получив высшее образование, с таким убеждением переходят на офисную работу и если у них нет системного подхода к организации работы, их ждёт глубокое разочарование. Если ранее, работая физически на свежем воздухе, укрепляя мышцы и нервную систему, они приходя домой чувствовали лишь физическую усталость, то после офисной «текучки», они чувствовали себя опустошенными, изнурёнными. Об этом свидетельствуют многие, сменившие физический труд на умственный, офисный, констатируя лишь факт и не говоря или не зная в чём причина, а причина этого – неправильная организация работы.

Как выглядит обычный рабочий день руководителя, ТОП-менеджера? – Постоянные телефонные звонки, почта и сообщения с множеством проблем, необходимость принятия сложных, быстрых решений, очередь в приёмной – партнёры с деловыми предложениями, подчинённые – с проблемами. А ещё планёрки, совещания, вызовы «на ковёр». И если этот процесс пустить на самотёк, то без правильной организации работы многие проблемы не получат должного разрешения, будут накапливаться долги в делах, которые придётся решать за счёт личного времени. Физический труд на производстве регламентируется множеством инструкций, правил, законов, контролируется службами охраны труда, комиссиями, комитетами всех уровней, т.е. охрана труда, техника безопасности организуется на государственном уровне.

«И это правильно, и иначе быть не может», как любил говаривать Михал Сергеич, неправильно то, что такой подход к умственному труду практически отсутствует. Ваша техника безопасности, как руководителя – это системная организация работы. Рассмотрим это на конкретных примерах. Организация работы начинается с выбора, обустройства офиса, рабочего места. Каков главный критерий? – Создание максимально комфортных условий для труда, без излишеств, вычурности, т.к. антиквариат, предметы искусства, которые требуют дополнительной охраны, бережного обращения, осложняют Вашу жизнь, снижают концентрацию внимания на работе. Образно говоря, набор эксклюзивной мебели никак не поможет Вам избежать краха в делах, а можно заработать миллионы сидя за столом производства местной мебельной артели.

Заранее спланируйте расположение Вашего рабочего места, чтобы максимально исключить неудобства, которые отрицательно влияют на Ваше эмоциональное состояние, снижают возможности правильной организации работы. Приведу перечень дополнительных факторов, от которых зависит эффективность организации работы:

Если есть возможность самостоятельно определиться с планировкой офиса (на стадии строительства или реконструкции), заранее составьте список необходимого оборудования, мебели (даже под планируемые закупки), предусмотрите для этого необходимое пространство, определитесь с прокладкой коммуникаций, расстановкой и подключением оборудования, расположением основных и вспомогательных помещений;

Качественное освещение способствует комфорту, а следовательно Вы сможете подойти к организации работы более взвешено, но если рабочее место расположено рядом с окном, необходимо избегать прямых солнечных лучей, сквозняков, а если Вам не хватает окна рядом с рабочим местом – повесьте там яркие занавески или картину с хорошим пейзажем;

Избегайте расположения Вашего кабинета рядом с туалетом, радом с источниками шума.

Ведение бизнеса предполагает многочисленные деловые связи, контакты и это направление требует определённой жёсткости в организации работы по развитию делового сотрудничества. Если Вы позволите втянуть себя в рассмотрение сомнительных предложений, то потеряете много времени и нервов. А начинается это всё с единственного вежливого ответа. Разработайте систему и аргументированную стратегию ответов, выработайте привычку неукоснительно придерживаться её, чтобы не вовлечь себя в бесконечные переговоры и совещания, т.е. учитесь говорить твёрдое «нет».

Ещё одним препятсвием к правильной организации работы, может послужить непродуктивное использование времени. – Договариваться о встрече или переговорах «после обеда, утром». В итоге 5-6 часов проходит в бесполезном ожидании, без пользы, внося в процесс организации работы сумятицу, беспорядок. Рекомендация очевидна – договариваться надо «чисто конкретно», с указанием точного времени, можно без секунд:)

Давайте более подробно рассмотрим оду из немаловажных составляющих правильной организации работы, как культура телефонных переговоров, т.к. её низкий уровень выливается в потерю рабочего времени на уровне 25-30% и это самый большой показатель из всех факторов, снижающих эффективность организации работы. Неумение подготовиться к телефонному разговору, чётко формулировать свои мысли, дорожить своим временем и временем собеседника, также негативно отражается на вашем имидже, репутации Вашего предприятия. К примеру, в фирмах с высокими требованиями к организации работы непременно уволят сотрудника, который не в состоянии решить проблемы или найти приемлемое решение за 2-3 минуты телефонного разговора. Из этого следует, что телефонный разговор должен быть кратким.

Вот некоторые правила организации работы в части общения по телефону в офисе:

Снимайте трубку после второго-третьего звукового сигнала телефона – ждать никто не любит;
сняв трубку, представьтесь, человек звонящий Вам, вправе знать с кем говорит, кроме того, это вносит в разговор элемент доверительности. Слова «алло, слушаю» – нейтральны, неинформативны;
не используйте для заметок клочки бумаги, листки – используйте для этого специальный блокнот;
следите за тем, чтобы Ваши вопросы собеседнику не превратились в допрос: «Кто такой, что нужно?»;
не «отфутболивайте» проблему: «Не мой вопрос, этого не может быть, Вы ошиблись». Помогите человеку разобраться и он будет чувствовать себя должником, а это уже возможность новых контактов, более эффективная организация работы.

Никогда не отвечайте на вопрос фразой «Я не знаю», гораздо эффективней с точки зрения правильной организации работы: «Интересный, неожиданный вопрос, позвольте я уточню». Ваша работа – знать, не подрывайте доверия к своей фирме.

Не отказывайте клиенту или контрагенту «рубанув с плеча» - он уйдёт к конкуренту, гораздо продуктивней взять время на обдумывание вариантов сотрудничества – Ваш бизнес от этого только выиграет, подтвердив, что в организации работы мелочей не бывает.

Никогда не произносите слово «нет» в начале ответа – это очень осложняет решение проблемы. Для отказа в чём-то, выражая несогласие, всегда пытайтесь подобрать менее конфликтный вариант. К примеру: «У нас нет возможности…, но мы готовы…», Ваша организация работы с таким подходом будет более продуктивной.

Если к Вам обращается клиент, избегайте формулировки: «Вы должны…», как правило он Вам ничего не должен, поэтому подбирайте не столь категоричные ответы: «Более приемлемо было бы…, Вам больше подходит…» – это будет более правильное общение с клиентом в контексте правильной организации работы в офисе.

Если Вы ведёте личную беседу с кем-то из посетителей, не отдавайте предпочтение позвонившему по телефону, если уровень проблемы или суть вопроса значительно не превышает сути беседы – это граничит с неуважением. А если организация работы в Вашей фирме находится на должном уровне, то Ваш секретарь должен иметь квалификацию, позволяющую решать эту проблему самостоятельно.

Будет правильно, если разговор заканчивает позвонивший, принявшему звонок не рекомендуется демонстрировать своё нетерпение при условии, что этот разговор не выходит за рамки целесообразности, как по содержательности, так и по продолжительности. Чтобы не обидеть не в меру разговорчивого собеседника и закончить разговор деликатно, разработайте и неукоснительно придерживайтесь стратегии вежливого выхода из нежелательного разговора. Есть много вариантов, но универсальная рекомендация может быть такова – в первой части фразы Вы всячески подчёркивайте значимость этой темы, профессионализм собеседника, а вторая – это большое сожаление, что Вы не можете продолжить столь содержательную беседу из-за неотложных дел, обстоятельств (вариантов много).

Организация работы, её эффективность во многом зависит от Вашего умения корректно пресекать посягательства на Ваше время. По большому счёту – это самый пагубный вид воровства, т.к. украденные у Вас деньги можно как-то вернуть, а украденное время – никогда. Помните это. Я, например, испытываю нечто подобное физическому дискомфорту, когда меня пытаются втянуть в пустопорожнюю болтовню или излагают суть вопроса, предваряя его фразой такого типа: «Когда ещё по Земле ходили мамонты..., я физически ощущаю, что бездарно расходуются минуты, секунды, просто вычёркиваются из жизни, поэтому я задаю наводящие вопросы, вежливо, ненавязчиво перехожу к интересующей меня теме – как правило, собеседник вспоминает, что и у него схожие интересы. С пониманием, без обид договариваемся.

Организация работы невозможна без её планирования. Это относится и к телефонному общению. Никогда не снимайте трубку детально не продумав, а в особо важных, сложных случаях – не составив тезисный план предстоящего разговора.

Утверждение, что план работы на день – это обязательная составляющая эффективной организации работы, может показаться спорным – есть люди, которым, якобы, это совершенно не подходит, обстоятельства и ситуации часто меняются и т.д. К сожалению, в этом вопросе компромисс невозможен – должен быть план по организации работы на день, если Вы хотите избежать непродуктивных потерь времени, лишней работы. План работы на день – это не жёсткая структура не позволяющая адекватно реагировать на изменения внешних и внутренних факторов. Наоборот план организации работы на день – это способ, дающий возможность ориентироваться в тенденциях, направлениях меняющихся событий, обстоятельств.

План по организации работы на день, обязательно должен быть в письменном виде (на бумажном бланке, блокноте, ноутбуке). В обязательном порядке просматривайте его регулярно в течение дня. На это потребуется несколько минут, но Вы получите возможность контролировать, управлять рабочим процессом, правильно определиться с приоритетами, ничего не забывать, вносить необходимые корректировки. План организации работы на день Вы должны составлять с учётом приоритетности каждой новой задачи, для чего необходимо оценить каждую задачу с точки зрения срочности и важности. Исходя из личного опыта, могу порекомендовать следующую градацию приоритетности задач:

1.) Важные и срочные.
2.) Важные, не срочные.
3.) Срочные, не важные.

4.) Не срочные, не важные.

Эффективная организация работы – это умение выделить главные направления, задачи, сосредоточив на них максимум усилий, вместо их распыления на множество рядовых задач. Эта рекомендация вытекает из правила Парето, которое гласит, что 80% успешных результатов продуцируются приложением 20% усилий.

Теперь давайте рассмотрим системный подход, который поможет Вам справиться с большими объёмами информации, избежать стрессов, снижения эффективности Вашего труда. Ключ к этому – правильная организация работы с документами. Прежде всего, необходимо разделить поступающую информацию по уровню ценности, например: важная, срочная, дополнительная. Правильная организация работы в этом случае состоит в том, чтобы Ваши усилия были сосредоточены на главных направлениях. Поручите секретарю или помощнику просматривать все документы и не передавать Вам те из них, которые могут быть рассмотрены в обычном порядке Вашими подчинёнными. Не раздавайте безосновательно свои визитки, чтобы сократить поток «макулатуры», исключите себя из списка рассылки внутренних документов, которые не имеют отношения к Вашим обязанностям, но снижают эффективность организации работы.

Принятие решений – это творческий процесс для каждого руководителя и в практическом плане, его завершение означает, что это всего лишь начало организации работы по реализации принятого решения. Для принятия решения Вам необходимо определиться с ответами на следующие вопросы: зачем принимается именно это решение, каких целей хочу добиться, обладаю ли я необходимой информацией для его принятия и организации работы по исполнению, каковы затраты денег и времени, каковы варианты принимаемого решения?

– Всегда возникает соблазн рассматривать самый привлекательный на первый взгляд вариант и Ваше внимание фиксируется только на нём, в ущерб другим возможностям. Не торопитесь, проанализируйте все варианты, чтобы затем не вносить коррективы на стадии организации работы по выполнению решения. Даже самые блестящие решения могут быть провалены, если Вы не передадите свою убеждённость исполнителям. Основные принципы организации работы по эффективному убеждению, привлечению сторонников, состоит в том, что Вы должны делать это с учётом точки зрения аудитории, установив атмосферу доверия путём изложения анализа и чёткого плана реализации решения, особо подчеркнув выгоды от будущих результатов.

О совещаниях, которые созываются по любому поводу, не принося видимого эффекта, а потери времени при этом огромны, сказано и написано много, а если есть потери времени, то есть и возможности совершенствования организации работы. Почему некоторые люди весьма охотно посещают совещания? – Это, якобы, своеобразное признание их значимости, сопричастность с «верхним уровнем», это возможность произвести впечатление на руководство, коллег, совещания как бы ограждают Вас от скопившихся проблем, телефонных звонков, т.е. совещания – это атмосфера относительной недоступности. Что мы получаем в результате проведения совещаний? – Обмен информацией, мнениями, анализ и продвижение различных идей, необходимость мотивации сотрудников.

Рассматривая перспективу созыва совещания, всегда попытайтесь ответить на вопрос – каков будет конечный результат? – Ведь уже давно известны более эффективные методы организации работы по доведению информации, обмену мнениями, а на совещаниях, как правило, все слушают, а говорят первые лица. Творческие совещания, «мозговая атака» тоже не всегда эффективней индивидуального творчества – об этом свидетельствуют последние исследования. Совещания по целевой мотивации коллектива зачастую проигрывают, когда ставка делается на индивидуальное наставничество, обучение.

Почему так нужна чёткая организация работы офиса? – Она даёт возможность отвоевать у текучки и хаоса 2-3 часа для творческой работы, саморазвития, отдыха, т.е., образно говоря, в Ваших сутках будет не 24 часа, а 26-27 часов.

Не воспринимайте эту статью как готовую инструкцию по организации работы офиса. Это всего лишь материал, в котором излагается суть проблемы, отдельные её направления, пути решения. Многовариантность и объём познания Вами этой темы огромный и зависят они от Вашего личного опыта, уровня знаний во многих областях, начиная с менеджмента и заканчивая психологией.

При устройстве на новую работу часто необходимо пройти несколько этапов: конкурс, проверка службой безопасности, собеседование. Если первые два этапа пройдены успешно, нужно тщательно подготовиться к последнему. Часто кандидаты получают отказ, т.к. не могут ответить на такой простой вопрос: «Почему вы хотите работать в нашей фирме?» Как же правильно ответить на данный вопрос и пройти собеседование?

Задавая вопрос о выборе данной организации, интервьюер стремится понять, какие цели преследует соискатель и как это отразится на его работе. Поэтому, чтобы ответить на такой вопрос, нужно подготовиться заранее.

1. Узнать информацию о фирме: история создания, сфера деятельности, взлеты и падения, положение на данный момент.
2. Сравнить текущее положение дел фирмы с конкурентами. Узнать и выписать названия организаций, имеющих меньшую прибыль, клиентскую базу, производительность.
3. У сотрудников организации узнать о внутренней политике, культуре, нюансах работы, отношениях с начальством.

Примеры ответов

Для того чтобы показать себя с хорошей стороны и понравиться работодателю, отвечать «почему я хочу работать в компании» нужно следующим образом:

• Как мне известно, в организации дружный и сплоченный коллектив. Поэтому, работая в такой сильной команде, я смогу показывать более высокие результаты.
• Ваша компания находится на этом рынке уже много лет и занимает стальное положение. Меня привлекает ваша фирма из-за уверенности в завтрашнем дне, учитывая ситуацию на рынке.
• Эта компания занимает одну из лидирующих позиций на рынке. Она оставляет далеко позади себя такие сильные фирмы, как …(привести подготовленные названия организаций). Я не люблю проигрывать, поэтому хочу работать на стороне сильного игрока.
• Я изучал деятельность вашей компании и считаю, что у нее есть потенциал для широкого развития в своей области. В свою очередь, я бы хотел сделать все возможное для достижения этой цели.
• Мне нравится позиция, занимаемая фирмой в данной области. Я уверен, что именно здесь пригодятся мои знания и умения, и я смогу раскрыть свой потенциал.

Ошибки

Также нужно знать стандартные ошибки, которые могут вызвать недоверие и негатив у работодателя, и даже привести к отказу. К таковым относятся ответы:

• Меня привлекла высокая зарплата за небольшую трудовую нагрузку.
• Работая у вас, можно получить различные привилегии (бесплатное проживание, поездки, отдых, квартиру, авто и т.д.).
• Здесь начальство лояльно к подчиненным и не станет наказывать за допущенные ошибки.

При прохождении собеседования нужно твердо решить для себя, что вы хотите работать именно в этой фирме. Такая уверенность поможет без промедления и с уверенностью ответить на любой вопрос, и собеседование будет успешно пройдено.