Электронные счет фактуры как пользоваться. Счет-фактура по ндс в электронном виде. Как учитывать электронные счета-фактуры

10.01.2024

Дата публикации: 2016-06-10 11:03

I. Что такое - ЭСЧФ ?
С 1 июля 2016 года электронные счета-фактуры по НДС (ЭСЧФ) станут обязательным электронным документом для всех плательщиков налога на добавленную стоимость (НДС). Электронный документооборот ЭСЧФ между продавцами и покупателями будет осуществляться с использованием Портала электронных счетов-фактур (www.vat.gov.by) (Портал), являющегося информационным ресурсом Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь.

II . Кто, когда и в какие сроки подает ЭСЧФ?
Выставление (направление) ЭСЧФ с 1 июля 2016 года должны будут осуществлять плательщики по отгруженным (переданным, ввезенным) товарам (выполненным работам, оказанным услугам, переданным имущественным правам) не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, т.е. срок первой подачи ЭСЧФ за июль 2016 года - не позднее 5-го августа 2016 года.
Упрощенно процесс выглядит таким образом:

Продавец выставляет ЭСЧФ на портал.
Покупатель на портале в разделе «Входящие» находит выставленный продавцом ЭСЧФ и подписывает его со своей стороны.

Подписание счета-фактуры со стороны покупателя важно, в первую очередь, для самого покупателя. Покупатель может принять к вычету предъявленную продавцом в ЭСЧФ сумму НДС только после подписания этого ЭСЧФ со своей стороны.
Выставление счета-фактуры со стороны продавца также важно: налоговая инспекция будет сверять заявленную выручку в налоговой декларации и объем выставленных ЭСЧФ. В случае расхождений ИМНС будет в оперативном режиме требовать разъяснений.

III. Что делать, если контрагент не является плательщиком НДС?
Если продавцом выступает компания, работающая на упрощенной системе налогообложения без уплаты НДС, а покупатель уплачивает НДС , то выставлять электронный счет-фактуру не требуется, т.к. предмет сделки не содержит НДС в своей стоимости.

Если компания-продавец является плательщиком НДС, а компания-покупатель НДС не уплачивает , то продавец все равно должен отправить электронный счет-фактуру на портал. Будет он подписан покупателем или нет - это выбор покупателя. Электронные счета-фактуры могут просто накапливаться в личном кабинете у покупателя, так как покупателю неплательщику НДС ЭСЧФ не нужны.

При осуществлении внешнеэкономической деятельности электронные счета-фактуры должны заполняться по каждой сделке. При этом они также не будут подписаны второй стороной, так как контрагентам за пределами Беларуси этот документ не требуется.

При розничной реализации товаров и услуг продавец подает один ЭСЧФ по выручке за месяц. Однако есть случаи, когда розничная покупка осуществляется в пользу организации, которая рассчитывает получить вычет по НДС на основании данного розничного чека. Тогда в момент совершения продажи покупатель обязан известить продавца об этом и сообщить реквизиты организации, от лица которой планируется производить данный вычет. В таких случаях продавец подает ЭСЧФ на каждую реализацию и отдельную ЭСЧФ по остальной выручке за месяц. К подобным ситуациям лучше заранее подготовиться и покупателям, и продавцам.

I V. Каковы варианты подачи ЭСЧФ? И что для этого необходимо сделать?
Авторизация каждого плательщика (пользователя) на Портале будет происходить по личному ключу (сертификату открытого ключа электронной цифровой подписи), выдаваемому удостоверяющими центрами:

РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» по областям Республики Беларусь и г. Минску;
Государственной системой управления открытыми ключами электронной цифровой подписи (ГосСУОК) РУП «Национальный центр электронных услуг».

Справочно: для плательщиков, подключенных к системе электронного декларирования МНС, представляющих в налоговые органы отчетность (декларации, расчеты) в виде электронных документов с использованием ключа ЭЦП, полученного в указанных удостоверяющих центрах, получение дополнительного ключа ЭЦП для работы с Порталом не требуется.

Создаваемая система допускает возможность создания ЭСЧФ в организации несколькими пользователями. При этом для каждого дополнительного пользователя плательщику необходимо будет приобрести ключ ЭЦП (возможны варианты с разными типами доступа), так как авторизация каждого пользователя на Портале происходит по личному ключу.

При работе с ЭСЧФ плательщику будет предоставлена возможность их создания одним из следующих способов:

заполнение ЭСЧФ непосредственно на Портале (www.vat.gov.by);
загрузка на Портал ЭСЧФ в формате xml-файла, подготовленного в учетной (бухгалтерской) системе субъекта хозяйствования;
осуществление автоматической подачи на Портал ЭСЧФ, подписанного ЭЦП, непосредственно из учетной (бухгалтерской) системы.

Для работы с Порталом требуется рабочее место пользователя - компьютер со следующей минимальной конфигурацией:

процессор не ниже Intel Pentium 2 Ггц,
оперативная память не менее 2 Гб,
свободное место на жестком диске не менее 720 Mбайт,
сетевая карта Ethernet 100.

К слову, аналогичные требования к компьютеру предоставляет система Электронного декларирования МНС. Если на Вашем компьютере запускается Электронное декларирование, с Порталом вопросов возникать не должно.

На компьютере пользователя должно быть установлено программное обеспечение:

операционная система Microsoft Windows 7 Service Pack 1 и интернет-браузер Microsoft Internet Explorer 9 и выше (однако, по неофициальным данным, к 1 июля 2016 года планируется реализовать поддержку Windows XP и Microsoft Internet Explorer 8);
программные средства криптографической защиты информации «Авест» (программный комплекс "Комплект Абонента АВЕСТ": криптопровайдер AvCSP, персональный менеджер сертификатов «Авест» AvPCM).

Скорость интернет-соединения со стороны пользователя должна быть не менее 512 кбит/с.

V. Какие основные проблемы могут возникнуть в работе с ЭСЧФ?
При предварительном тестировании системы у пользователей возникают вопросы, связанные, прежде всего, с:

подготовкой рабочего места (ПК) к работе с Порталом в соответствии с техническими требованиями - система может не работать, если компьютер не подготовлен должным образом для работы с Порталом;
корректностью формирования файла из учетной (бухгалтерской) программы, его загрузкой и передачей данных на Портал - необходимо убедиться, что разработчики учетной (бухгалтерской) программы серьезно протестировали необходимые изменения в вашей базе;
установкой ПО для работы на Портале - при установке ПО могут возникнуть проблемы с другими программами, использующими комплекс ЭЦП «Авест»: системы клиент-банк, Электронное декларирование МНС, портал ФСЗН;
стабильностью работы Портала - напрямую зависит от стабильности работы интернета и самого Портала;
регистрацией и авторизацией на Портале - как следствие некорректно настроенной системы;
корректным отображением данных на Портале - в случае, если браузер не соответствует минимальным требованиям.

В этой связи важно заранее продумать данный вопрос и подготовиться к данному нововведению, как со стороны установки/регистрации, так и корректной работы, сопровождения системы.
Поэтому основные вопросы, которые необходимо будет контролировать бухгалтеру по данной теме после 1 июля 2016 года, следующие:

правильность выписки счетов-фактур при реализации товаров (работ, услуг);
подпись выписанных счетов-фактур продавцами товаров (работ, услуг);
получение и подпись счетов-фактур покупателями по приобретенным товарам (работам, услугам);
сверка электронных счетов-фактур по НДС с бумажными первичными бухгалтерскими документами.

Появилась у компаний еще в 2002 году, когда был принят закон «Об электронной цифровой подписи». Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями, сегодня могут использоваться в электронном виде. Отправляются такие документы не по почте или с курьером, а по телекоммуникационным каналам связи (через Интернет).

Долгое время единственным исключением в этом процессе были электронные счета-фактуры, для которых была предусмотрена только бумажная форма. В 2010 году право выставлять счета-фактуры в электронном виде было законодательно закреплено в 229-ФЗ (поправки в ст.169 Налогового кодекса РФ).

После этого были подготовлены Приказы Министерства финансов и Федеральной налоговой службы, которые описывают сам процесс выставления и получения электронных сетов фактур при взаимодействии компаний, а так же последующее предоставление таких электронных документов на налоговую проверку. Однако долгое время не были прописаны форматы счетов-фактур в электронном виде.

Наконец, 12 мая в «Российской газете» был опубликован Приказ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» (зарег. Минюстом России от 11.04.2012 № 23791, вступил в силу 23 мая). Это означает, что теперь нормативная база по использованию электронных документов полностью сформирована. Законодательство разрешает выставление и получение счетов-фактур в электронном виде, а так же описывает сам механизм работы с таким документом.

Документы без ошибок

Что представляет собой электронный счет-фактура (ЭСФ)? Это полноценный документ, как и его бумажный аналог. ЭСФ содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и передан в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах учета. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.

Можно выделить несколько преимуществ использования электронных счетов-фактур. Во-первых, скорость доставки документов. Всем известно, что процесс доставки документов по почте может затягиваться на месяцы. Электронные же документы доставляются по Интернету мгновенно, со скоростью света, в любое время суток. Это и гарантия доставки, если пользоваться услугами квалифицированного оператора, который будет обеспечивать подтверждение доставки.

Во-вторых, электронные документы означают автоматизацию работы бухгалтерии . К примеру, входящие бумажные документы сегодня заводятся в системы учета вручную. Если таких документов на предприятии сотни, то десятки сотрудников бухгалтерии вынуждены заниматься этим рутинным трудом. Электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью, юридически значимы. Они могут существовать только в электронном виде, их не нужно распечатывать, ставить на них печати, содержать бумажный архив. Все документы можно хранить в компьютере или в системе вашего электронного документооборота (в том случае, если оператор гарантирует сохранность).

Третье важное преимущество: ЭСФ исключают недостоверность в заполнении документов . К примеру, недостоверность подписей. Ведь документ подписывается только одной цифровой подписью — руководителя или другого работника, уполномоченного подписывать счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Подпись главного бухгалтера при этом не нужна (см. постановление № 1137).

Кроме того, ввод ЭСФ позволяет сократить налоговые риски . Это имеет огромное значение для российских организаций. Дело в том, что многие компаний сталкиваются с огромным количеством поставок, каждая из которых оформляется документами, в том числе, счетами-фактурами. При неправильно оформленном счете-фактуре или его отсутствии налоговая вправе доначислить НДС. Суммы доначислений могут быть значительны и снижают прибыль компании. В случае использования электронных документов проследить за их наличием и корректностью составления значительно проще.

Особенности электронных счетов-фактур

Процесс работы с электронными счетами-фактурами существенно отличается от работы с бумажными. Требования к процессу выставления и получения электронных счетов-фактур предприятиями закреплены в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП». Помимо изменения в оформлении подписи можно выделить еще несколько основных отличий в работе со счетами-фактурами.

Дата выставления и получения покупателем счета-фактуры фиксируется оператором в Подтверждении. Именно эта дата и считается датой выставления/получения счета-фактуры, и в соответствии с ней он относится к налоговому периоду. Фиксация даты выставления счета-фактуры означает невозможность выставлять в электронном виде документы «задним числом». Это условие может создавать определенные трудности для организаций, которые, например, фактически могут оценить стоимость оказанных услуг только по происшествии определенного времени.

Факт выставления и получения - еще одно отличие нового Порядка. Счет-фактура считается выставленным только в случае, если продавцом получено извещение о его получении, подписанное покупателем. Это положение, по сути, обязует продавца следить за получением извещений от покупателей, ведь если извещение сформировано не было, или продавец его не получил, электронный счет-фактура не является выставленным, и продавцу придется распечатать бумажный счет-фактуру и направить его в адрес получателя на бумаге. Важно подчеркнуть, что дата получения этого извещения никак не влияет на решение об отнесении счета-фактуры к налоговому периоду.

Процесс работы с недавно появившимися корректировочными счетами-фактурами (КСФ) и исправления счетов-фактур (ИСФ) в электронном и бумажном виде идентичны, поскольку операторы ЭДО реализуют в своих системах требования законодательства (Постановление № 11376). Случаи, когда составляется корректировочный счет-фактура, и когда в уже существующий счет-фактуру вносятся исправления, различаются. Корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости реализованных товаров, произведенных работ, оказанных услуг (другими словами, при изменении налоговой базы). Уменьшение или увеличение стоимости (графа 5 счета-фактуры) может быть вызвано, в том числе, изменением цены (графа 4), уточнением количества или объема товаров, работ или услуг (графа 3). В случае изменения стоимости в сторону уменьшения, составляется корректировочный счет-фактура к уменьшению. У продавца такой документ может служить основанием для вычета разницы излишне начисленного НДС, у покупателя по такому документу появится обязательство начислить разницу НДС. В случае же изменения стоимости в сторону увеличения, составляется КСФ к доплате. Здесь ситуация будет противоположной. Все дельты (суммовые разницы) к уменьшению или доплате записываются в КСФ с положительным знаком. Делается это для того, чтобы не возникало вычета сумм при занесении КСФ в Книгах покупок и продаж. Еще одним важным условием составления КСФ, согласно п. 10 ст. 172 НК РФ, является некое согласие сторон, что стоимость будет изменена. Это согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения (в договоре, как двусторонний документ) или в виде уведомления (первичным односторонним документом). В каждом конкретном случае можно поступать так, как удобнее продавцу и покупателю.

Исправление в счете-фактуре производится в том случае, если в документе обнаружена именно ошибка (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах), а также при начислении бонусов без изменения цены реализованного товара. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура. Нумерация КСФ и ИСФ. Нумерация КСФ и счетов-фактур в рамках одного налогового периода сквозная, а нумерация исправлений в рамках одного счета-фактуры всегда начинается с 1, причем число исправлений не ограничено.
Важный вопрос: как вести учет ЭСФ в Журнале и Книгах ? Ранее правила ведения журнала полученных и выставленных счетов-фактур установлены не были. Отсутствовала и рекомендованная печатная форма Журнала. В новом Постановлении №1137, которое пришло на смену Постановлению 914, эти недостатки устранены. Налогоплательщики буду отныне вести один Журнал, состоящий из 2-х частей: часть 1 «выставленные счета-фактуры» и часть 2 «полученные счета-фактуры». Помимо реквизитов счета-фактуры, теперь в Журнале необходимо указывать способ выставления — был ли документ выставлен в бумажном или электронном виде.
Заметим, что в Журнале выставленных СФ есть две графы — дата составления и дата выставления счета-фактуры. Если для бумажного документа эти даты не всегда разделяются, то при выставлении счета-фактуры в электронном виде дату выставления фиксирует независимая третья сторона — оператор.
Еще одна важная особенность регистрации электронных счетов-фактур в Журнале — наличие извещения о получении. Тот самый технологический документ, который автоматически составляется покупателем, когда он подтверждает получение. Если извещения нет, то ни продавец, ни покупатель электронный документ регистрировать в журнале не имеют права.

Форма и порядок составления Книг покупок и продаж существенно не изменились. Продавец регистрирует в Книге продаж счет-фактуру, который выставляет покупателю, покупатель же регистрирует этот счет-фактуру в Книге покупок. Корректировочный счет-фактура к доплате регистрируются продавцом и покупателем как обычно — в Книгах продаж и покупок соответственно. Корректировочный счет-фактура к уменьшению продавцом должен быть занесен в Книгу покупок, а покупателем — в Книгу продаж. Документ регистрируется на сумму разницы.

Как начать работать с ЭДО?

Для работы с электронными счетами-фактурами, организации, необходимо:

Заполнить заявку на сайте www.diadoc.ru. Специалисты Диадока помогут подобрать подходящий тариф и проконсультируют, как начать работу в системе.
На сайте www.diadoc.ru есть регламент применения электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота Диадок. Он предусмотрен для всех участников ЭДО. Если организация приняла решение работать с электронными документами, она должна подписать заявление о присоединении к этому регламенту. Также подписывается договор на право использования программы ЭВМ «Диадок» (образец есть на сайте).
Оператор присуждает компании идентификатор и регистрирует организацию в системе.
Далее компания покупает в любом из сервисных центров СКБ Контур сертификат электронной подписи. Теперь каждый документ будет иметь юридическую силу. Заявку на сертификат ЭЦП также можно отправить прямо из системы Диадок. Если сертификат у организации уже есть, то можно использовать его.
Находите в Диадоке контрагентов, и начинаете работать.

К сведению

Преимущества электронных счетов-фактур осознали ведущие российские компании. Торговая сеть BILLA, ОАО «Кировский завод», крупнейший фармдистрибьютор «Протек» и другие организации еще до утверждения форматов электронных счетов-фактур начали реализовывать пилотные проекты.
— Объем первичной документации на нашем заводе огромен. Внедрение системы электронного документооборота позволит, во-первых, добиться сокращения сроков закрытого периода. Во-вторых, это сможет повысить эффективность и прозрачность обмена первичкой между предприятиями. Кроме того, мы, безусловно, сократим как прямые, так и косвенные издержки документооборота, — оценил перспективы внедрения ЭДО директор по ИТ ОАО «Кировский завод» Сергей Кулабухов.

« Технологический и технический процесс обмена электронными счетами-фактурами был возможен и до утверждения Приказа № ММВ-7-6/138. Но ранее отсутствовала законодательная база, позволяющая применять это в налоговых целях, то есть в налоговых органах нужно было иметь «живой» документ с печатью, подписью. Сейчас нормативно-правовая база полностью сформировалась. Налогоплательщик задает вопрос: а что же изменится во взаимодействии с налоговыми органами? Ведь это принципиально новый порядок работы. Не будет ли мне хуже? Не будет ли проблем? Ответ на поверхности: хуже быть не должно, электронный документ — такой же, как и бумажный. Более того, налоговые органы высказывались, что поощряют использование электронных счетов-фактур. Еще один вопрос: как электронные счета-фактуры повлияют на характер проведения и результат налоговых проверок? Думаю, характер налоговых проверок поменяться не должен. Работать станет удобнее: не нужно возить тонны документов в налоговые инспекции. Международный опыт также показывает, что налоговые органы все больше внимания уделяют аналитической процедуре налоговых проверок, и возникает все меньше претензий в отношении технического оформления документов. Скорее всего, изменения приведут к более эффективному взаимодействию с контролирующими органами. Таким образом, в отношениях с налоговыми органами возникает новая реальность. Мы начинаем по-другому говорить с ними.»

С 2019 года при работе с электронными счетами-фактурами (ЭСФ) необходимо руководствоваться .

Заполнение ЭСФ в 2019 году

В разделе отражаются данные, необходимые для идентификации документа, данные о дате выписки и виде электронного счета-фактуры.

Строки с указанием регистрационного номера и даты выпиcки ЭСФ заполняются автоматически информационной системой электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ) и не могут быть отредактированы вручную.

Остальные строки заполняются самостоятельно ответственным лицом, которое производит выписку ЭСФ.
Если выписывается дополнительный или исправленный документ, в разделе отражаются сведения о виде ЭСФ, а также данные об исходном документе, к которому выписывается текущий.

Строка «Дата выписки на бумажном носителе» заполняется в следующих случаях:

Если выписывается дополнительный или исправленный ЭСФ к счету-фактуре, выписанному на бумажном носителе, который не содержится в системе ИС ЭСФ и обязательство по оформлению которого в электронном виде не возникало на момент выписки;
Если производится , который выписан на бумажном носителе и не содержится в ИС ЭСФ, обязательство по выписке которого в электронном виде также не возникало на момент его оформления;
Если в период выписки в ИС ЭСФ возникли технические проблемы, то выписка счета-фактуры производится на бумажном носителе. После устранения технических ошибок, производится выписка ЭСФ с указанием даты выписки бумажного счета-фактуры.

В разделе указываются сведения о поставщике товаров, работ и услуг, которые позволяют идентифицировать его среди других налогоплательщиков (наименование, БИН/ИИН, адрес местонахождения, сведения о свидетельстве плательщика по НДС и другие). Если выписка ЭСФ производится структурным подразделением, в строке 6.0 может быть указан БИН структурного подразделения юридического лица.

Дополнительно в разделе указываются сведения о категории поставщика, которые оказывают влияние на заполнение ЭСФ. В документе можно указать, что поставщик является комитентом, комиссионером, экспедитором, лизингодателем, участником соглашения о разделе продукции, участником договора о совместной деятельности с указанием доли участия каждого, оказывает услуги по международной перевозке, является доверителем и т.д.

Если установлена отметка о том, что поставщик является участником соглашения о разделе продукции или участником договора о совместной деятельности, то дополнительно указывается количество участников. В зависимости от количества указанных участников, увеличивается количество В «Реквизиты поставщика» , В1 «Банковские реквизиты поставщика» и , сведения в которых указываются по каждому участнику.

При указании сведений о том, что поставщик является участником соглашения о разделе продукции, экспортером или международным перевозчиком, разрешена выписка ЭСФ в иностранной валюте, если это не противоречит .

Также в разделе содержится специализированная строка «Дополнительные сведения» , в которой можно указать дополнительную информацию, необходимую сторонам сделки. Строки для указания дополнительных сведений содержатся и в других разделах, состав отражаемых в них данных определяется поставщиком самостоятельно.

Банковские реквизиты поставщика вынесены в отдельный раздел, в котором указывается номер банковского счета, наименование банка в котором он открыт, БИК банка и другие данные.

Раздел подлежит обязательному заполнению в случае, если получателем товаров, работ или услуг по данной операции является государственное учреждение (в разделе С отмечена категория получателя – Е «Государственное учреждение» ). При реализации иным категориям получателей, раздел заполняется на усмотрение поставщика.

В разделе С указываются сведения о получателе товаров, работ и услуг: ИИН/БИН получателя, его наименование, адрес местонахождения и другие данные. Если получателем ТРУ является структурное подразделение юридического лица, то в ЭСФ указывается БИН структурного подразделения.

Также в разделе указываются сведения о коде страны получателя в соответствии с классификатором стран мира, утвержденным Решение Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378 . Данная строка заполняется при реализации на экспорт, либо при перемещении товаров за пределы РК одним юридическим лицом. В остальных случаях строка автоматически заполняется значением «KZ» .

В разделе предусмотрено указание категории, к которой относится получатель. Выделены следующие категории: комитент, комиссионер, лизингополучатель, участник договора о совместной деятельности, государственное учреждение, участник СРП, доверитель, нерезидент, физическое лицо (с предоставлением чека ККМ, при расчете электронными деньгами, при реализации товара физ лицу, который также зарегистрирован в качестве ИП, работнику в счет заработной платы) и т.д.

В случае если получатель не относится ни к одной из данных категорий, строка не заполняется.

Если отмечено что получатель является нерезидентом (установлен признак в графе F ), строка с указанием ИИН/БИН не заполняется.

Если покупатель является участником договора о совместной деятельности или участником соглашения о разделе продукции, при отметке соответствующего значения становится доступной строка для указания количества участников. Для данных категорий увеличивается количество разделов С «Реквизиты получателя» и Н «Данные по товарам, работам, услугам участников совместной деятельности» для указания сведений по каждому участнику.

Данный раздел заполняется только в случае, если получателем товаров, работ или услуг по данной операции является государственное учреждение (в разделе С в строке 20 отмечена ячейка Е Государственное учреждение ).

В разделе отражаются сведения о назначении платежа, БИК коде центрального уполномоченного органа по исполнению бюджета и иные сведения.

Раздел предназначен для указания данных о грузоотправителе и грузополучателе товаров. В разделе отдельно указываются необходимые данные грузоотправителя: ИИН/БИН, наименование, адрес, с которого произведена отправка товаров. А также отдельно указываются данные о получателе товаров: наименование, ИИН/БИН, адрес по которому доставлен реализуемый товар.

Если товар реализуется за пределы РК (на экспорт), а также передается в пределах одного юридического лица за пределы РК, то дополнительно заполняется строка «Код страны» . В строке указывается буквенный код страны, в которую реализован (перемещен) товар в соответствии с классификатором стран мира, утвержденным . В иных случаях строка автоматически заполняется значением «KZ» .

Данная строка является обязательной для заполнения. Остальные строки раздела заполняются на усмотрение поставщика.

В данном разделе указываются сведения о наличие, либо отсутствие заключенного договора на поставку товаров, работ, услуг, условиях оплаты, сведения о поставке по доверенности и другие.

Способ отправления товара указывается в виде цифрового обозначения в соответствии с классификатором видов транспорта и транспортировки товаров. Данный классификатор утвержден Решением Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378.

В случае вывоза товаров с территории РК, в разделе заполняются сведения о пункте назначения товаров – административно-территориальной единице, на территорию которой осуществляется поставка товаров.

Сведения об условиях поставки заполняются в соответствии с классификатором условий поставки, утвержденным Решением Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378 . Условия поставки обозначаются 3 заглавными буквами латинского алфавита.

В случае международных операций, условия поставки заполняются в соответствии с обычаями делового оборота (Инкотермс).

В данном разделе строка «Способ отправления» является обязательной для заполнения. Остальные строки заполняются на усмотрение поставщика.

В разделе указываются сведения о документе, подтверждающем поставку товаров, работ и услуг: его номер и дата.

В разделе отражаются все сведения о реализуемых товарах, работах, услугах: их наименование, единица измерения, реализуемое количество, цена, сведения о ставке и сумме акцизов, сведения по НДС и другие.

При оформлении , в разделе указывается код валюты и ее курс. Код валюты заполняется в соответствии с классификатором валют, утвержденным Решением Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378 . По умолчанию строка заполняется кодом валюты-тенге и неактивна для редактирования. Изменить валюту документа можно в случае, если у поставщика установлена отметка в категориях «Участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП», «Экспортер» или «Международный перевозчик» , либо если у покупателя установлена отметка в категории «Участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП» .

В разделе в обязательном порядке указываются сведения о происхождении реализуемого товара. Графа для указания признака происхождения товаров, работ, услуг, заполняется цифровым значением по следующим правилам:

1 – при реализации товаров, включенных в , а также товаров, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которых включены в Перечень изъятий, которые ранее были ввезены на территорию РК из ЕАЭС;
2 – при реализации товаров, не включенных в Перечень изъятия, а также товаров, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которых не включены в Перечень, ввезенных на территорию РК из стран-членов ЕАЭС;
3 – при реализации товаров, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которых включены в Перечень, произведенные на территории РК;
4 - при реализации товаров, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которых не включены в Перечень, произведенные на территории РК;
5 – при реализации иных товаров, не предусмотренных значениями 1-4 , а также при реализации здания, сооружения или земельного участка;
6 – при выполнении работ, оказании услуг.

Сведения о наименовании реализуемых товаров, работ, услуг, отражаются в специальных графах.

В случае если оформляется реализация товаров, произведенных на территории РК, реализация работ или услуг, наименование заполняется в графе «Наименование товаров, работ, услуг» . В графе указывается наименование, используемое в учетных системах поставщика.

Если оформляется реализация товаров, ввезенных на территорию РК (признак происхождения = 1 или 2 ), наименование заполняется также в графе «Наименование товаров в соответствии с Декларацией на товары или Заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов» . Данные в графе заполняются исходя из наименования, отраженного в (графа 31), либо в Заявлении о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (графа 2). По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.

Для товаров, ввезенных на территорию РК (признак происхождения = 1 или 2 ), обязательно заполнение сведений по кодам «ТН ВЭД ЕАЭС». Коды ТН ВЭД ЕАЭС заполняются в соответствии с указанными кодами в (графа 33) или Заявлении о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (графа 3). Также графа заполняется при реализации товара, произведенного на территории РК (признак происхождения 3 и 4 (при экспорте в ЕАЭС) ). По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически. В случае исключения кода ТН ВЭД ЕАЭС, в данной строке указывается код, действующий на дату выписки ЭСФ.

В графе «Единица измерения» указывается единица измерения реализуемых товаров, работ, услуг. Данная строка заполняется по товарам, для работ и услуг заполнение графы не является обязательным. По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.

Графа «Ставка НДС» НДС по каждому товару (работе, услуги). Если ЭСФ выписывается на освобожденные обороты, либо налогоплательщик не состоит на учете по НДС, в графе указывается значение «Без НДС» . При отражении в ЭСФ данных по реализации за пределами РК, в графе необходимо указать значение - «Без НДС – не РК» .

Графа «№ Декларации на товары, заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, СТ-1 или СТ-KZ» заполняется сведениями в зависимости от указанного признака происхождения товара.

1. Если указан признак 1 (товар, входящий в Перечень, ввезенный в РК из ЕАЭС или из третьих стран) графа заполняется:

2. Если указан признак 3 и товар реализуется на территорию ЕАЭС:

В случае – указывается 13-значный регистрационный номер сертификата происхождения товара (СТ-1);
В случае экспорта товара, произведенного на территории или свободных складов – указывается 11-значный регистрационный номер сертификата происхождения товара (СТ-KZ).

3.(с 1 июля 2019 года) Если указан признак 2 (товар, НЕ входящий в Перечень, ввезенный в РК из ЕАЭС или из третьих стран) графа заполняется:

Либо 20-значным регистрационным номером Декларации на товары;
Либо 18-значным регистрационным номером Заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.

По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.

В графе «Номер товарной позиции из Декларации на товары или заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов» указывается порядковый номер товара, отраженный в Декларации на товары, либо в Заявлении о ввозе товаров. Строка обязательна для заполнения по товарам с признаком 1 и 2 (с 1 июля 2019 года) . По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.

Полезно

Данный раздел становится доступным для заполнения, если в категориях поставщика установлена отметка о том, что он является участником договора о совместной деятельности или участником соглашения о разделе продукции.

Раздел заполняется по каждому участнику договора (соглашения) с учетом его доли участия.

Отражаемые в разделе данные аналогичны данным раздела G Данные по товарам, работам, услугам .

Данный раздел заполняется в случае, если выписка ЭСФ производится юридическим лицом, которое является поверенным поставщика (оператором) по договору поручения.

В разделе указываются основные реквизиты поверенного лица: его БИН, наименование, адрес местонахождения, сведения о документе, которым назначается поверенное лицо и т.д.

Данный раздел содержит сведения о поверенном лице покупателя и заполняется аналогично разделу I .

В форме выделен специализированный раздел, предназначенный для отражения дополнительных сведений по операции, которые необходимы сторонам сделки. В разделе могут быть указаны произвольные данные.

В разделе отражаются сведения лица, которым произведена выписка и заверение электронного счета-фактуры: сведения об электронно-цифровой подписи и ФИО лица, которым произведена выписка документа.

За электронными счетами-фактурами будущее. В ближайшие годы обмен электронными счетами-фактурами станет вариантом номер один для бизнеса, поскольку такой вид взаимодействия позволяет ускорить оборот денежных средств, а также улучшить отношения с поставщиками.

Мотивы для перехода на электронные счета-фактуры:

внешнее давление (влиятельные поставщики, клиенты);

цена (обработка электронных документов обходится компаниям дешевле);

инновация и автоматизация процессов;

оптимизация денежных потоков (ускорение оборота средств);

улучшение качества (документы не теряются, про них не забывают);

инициатива госсектора (борьба с мошенниками, увеличение налоговых поступлений, оптимизация собственных процессов).

Кто обязан выписывать ЭСФ?

Требование по выписке ЭСФ установлено:

1) соответствовать требованиям, установленным к выписке ЭСФ;

пометку о том, что ЭСФ является исправленным;

порядковый номер и дату выписки исправленного ЭСФ;

порядковый номер и дату выписки аннулируемого ЭСФ.

По исправленному ЭСФ получатель товаров, работ, услуг вправе в течение 10-и календарных дней со дня получения такого исправленного ЭСФ указать несогласие с выпиской такого ЭСФ согласно документооборота счетов-фактур, выписываемых в электронной форме.

В каких случаях выписывается дополнительный ЭСФ?

· соответствовать к выписке счетов-фактур;

· содержать следующую информацию:

пометку о том, что ЭСФ является дополнительным;

порядковый номер и дату выписки дополнительного ЭСФ;

порядковый номер и дату выписки ЭСФ, к которому выписывается дополнительный ЭСФ;

в случае, установленном Налогового кодекса - корректировку размера облагаемого оборота и разницу между суммой НДС, указанной в ранее выписанном ЭСФ, и суммой НДС на дату выписки дополнительного ЭСФ;

в случае, установленном Налогового кодекса - ставку НДС на дату выписки дополнительного ЭСФ и сумму НДС на дату выписки дополнительного ЭСФ.

· в случаях корректировки размера облагаемого оборота, предусмотренных Налогового кодекса, не ранее даты наступления таких случаев, и не позднее 15-и календарных дней после даты наступления таких случаев;

· в случае отличия ставки НДС, действовавшей на дату выписки ЭСФ и действующей на дату совершения оборота по реализации, при условии выписки ЭСФ ранее даты совершения оборота, - в течение месяца после введения в действие закона, предусматривающего изменение ставки налога.

По дополнительному ЭСФ получатель товаров, работ, услуг вправе в течение 10-и календарных дней со дня получения такого дополнительного ЭСФ указать несогласие с выпиской такого ЭСФ согласно документооборота счетов-фактур, выписываемых в электронной форме.

ИС ЭСФ – это портал для выписки, получения и обработки электронных счетов-фактур в Казахстане, расположенный по адресу esf.gov.kz . Это государственная система (оператор - Комитет государственных доходов РК), поэтому ее использование бесплатно для пользователей. Чтобы выписывать или получать счета-фактуры в электронном виде необходимо пройти регистрацию и, в случае необходимости, определить перечень сотрудников, которые будут работать с порталом от имени предприятия.

Для работы с электронными счетами-фактурами можно использовать:

А также функции учетной системы предприятия, если программа для ведения бухгалтерского/налогового учета интегрирована с ИС ЭСФ средствами API.

КГД предоставляет налогоплательщикам для отладки интеграционных механизмов учетных программ. В тестовой среде ИС ЭСФ можно пробовать выписать/получить электронные счета-фактуры от имени тестовой компании (без регистрации на сервере ), ознакомиться с основными возможностями системы и отладить работу с электронными документами.

Документы, выписанные в тестовой среде, не имеют юридической силы и не используются в процедурах контроля налоговыми органами. Для входа на тестовый сервер используются тестовые сертификаты, которые можно скачать на портале Комитета государственных доходов.

Что необходимо для работы с порталом esf.gov.kz

В первую очередь нужно получить регистрационные свидетельства Национального удостоверяющего центра (ЭЦП НУЦ РК), настроить веб-приложение на рабочем месте пользователя и провести . Конечно, необходимо стабильное подключение к сети Интернет.

Ключи НУЦ РК выдаются в Центрах обслуживания населения РК (ЦОН). Для регистрации юридического лица (ТОО, РГКП, ГУ и пр.) необходимы:

ключ юридического лица, оформленный на первого руководителя предприятия (ГОСТ);
и ключ физического лица первого руководителя (RSA).

Индивидуальным предпринимателям достаточно получить ЭЦП физического лица (ключ ГОСТ не требуется).

Важно!

В настоящее время Национальный удостоверяющий центр выдает несколько видов регистрационных свидетельств для юридических лиц: ключи первого руководителя, ключи для сотрудников с правом подписи и т.д.

Для регистрации на портале ЭСФ необходим комплект ключей первого руководителя !

Перечень документов, необходимых для оформления ключей юридического лица, можно найти на сайте НУЦ , либо уточнить, обратившись в call-центр по телефону 1414.

Портал электронных счетов-фактур

Некоторые действия можно выполнить только на веб-портале электронных счетов-фактур:

, и ;
Настройка прав пользователей;
Получение отчетов по выписанным и полученным счетам-фактурам.

Поэтому начинать работу с электронными счетами-фактурами в любом случае нужно с настройки портала.

Настройка esf.gov.kz

Веб-приложение ИС ЭСФ так же как все информационные системы КГД использует Java-апплеты. Поэтому основные сложности настройки касаются запуска Java. Поскольку в некоторых браузерах поддержка джавы прекращена (например, в Google Chrome) для работы с приложением можно использовать:

Internet Explorer (рекомендуется);
Mozilla Firefox (рекомендуется);
Opera.

Важно!

КГД опубликовал тестовую версию веб-приложения, в которой криптографические операции выполняются без использования Java. По неясной причине, новый механизм отличается от подходов, используемых в остальных государственных ИС: системы электронного правительства уже достаточно давно перешли на использование NCA-Layer, но в новой версии веб-приложения ESF используется собственное средство – Crypto Socket. Есть надежда, что в скором будущем налогоплательщики смогут работать с порталом без дополнительной настройки браузеров.

Для запуска Java необходимо включить разрешение на ее использование в браузерах и добавить адрес портала esf.gov.kz в список исключений.

Действия выполняются в панели управления Java.

Полезные материалы КГД по вопросам настройки esf.gov.kz:

В ИС ЭСФ отсутствует возможность сохранения счетов-фактур в виде pdf-файлов (эта возможность может быть полезной, например, для отправки печатной копии документа пользователям, которые не зарегистрированы на портале). Проблему можно обойти, установив виртуальный PDF-принтер . В этом случае при нажатии на кнопку печати, вместо распечатки счета-фактуры на бумаге, будет формироваться pdf-файл. Файл можно отправить затем покупателю по e-mail. Инструкцию по установке виртуального принтера pdf можно просмотреть на портале КГД.

Настройка прав пользователей, уполномоченных выписывать счета-фактуры

После регистрации компании, которую, напомним, выполняет первый руководитель, директор предприятия уже может приступать к выписке и получению счетов-фактур. Он автоматически считается легитимным пользователем системы и получает полное право на работу в системе от имени юр. лица.

Но, конечно же, в реальной жизни директор редко занимается выпиской счетов-фактур. Эти обязанности, обычно, выполняет бухгалтер, главный бухгалтер или менеджеры компаний. У средних и крупных предприятий со счетами-фактурами работают целые группы сотрудников, каждая из которых отвечает за свой участок учета.

Можно определить список уполномоченных сотрудников, установить срок действия их полномочий и ограничить их права на работу с системой. Все эти действия выполняются руководителем компании, в качестве ответственного лица.

Важно!

Если у директора возникнет вопрос: «Почему, собственно, я должен этим заниматься?», можно вспомнить следующие аргументы:

Правила документооборота (пункт 11) возлагают на руководителя персональную обязанность по контролю над списком уполномоченных лиц предприятия: « .. руководитель юридического лица (структурного подразделения юридического лица) осуществляет контроль за актуальностью перечня уполномоченных физических лиц или поверенного (оператора) и предоставленных им прав на выполнение действий от имени юридического лица (структурного подразделения)» .
Настройки доступа сотрудников назначаются в процессе выписки электронной доверенности от руководителя компании. Подписать ее может только руководитель (передача ключей ЭЦП и непринятие мер по защите личных ключей от несанкционированного доступа преследуется по закону)
Выписка фиктивных счетов-фактур влечет за собой административную ответственность и штраф . При этом предоставление работникам права выписки ЭСФ автоматически означает согласие предприятия (и персонально руководителя компании) с оформлением таких документов этим человеком.

Для каждого сотрудника можно:

Установить признак разрешения на вход в систему (активировать либо заблокировать пользователя). Для уволенных сотрудников и работников, которые переведены на другую должность, необходимо блокировать вход в систему .
Установить разрешения на определенные действия с электронными документами, а так же срок действия назначенных полномочий (указанная дата будет определять срок действия электронной доверенности, регистрируемой в ИС ЭСФ при любом изменении прав).

Система прав пользователей выглядит следующим образом

Право	Описание	Комментарий
Просматривать счет-фактуру	Право на открытие формы документа счет-фактура
Создавать новый счет-фактуру	Это право дает возможность подписать и отправить ЭСФ	Следует назначать пользователям, которые будут отправлять ЭСФ и подписывать их личной ЭЦП (уполномоченные сотрудники компании)
Создавать исправленный счет-фактуру	Право подписания и отправки ЭСФ, имеющих отметку «Исправленный»	Процесс выписки исправленных ЭСФ должен контролироваться особо. Исправления могут привести к необходимости корректировки налоговых отчетов, и в целом . Назначать это право следует отдельным сотрудникам, например, главному бухгалтеру
Создавать дополнительный счет-фактуру	Право подписания и отправки ЭСФ, имеющих отметку «Дополнительный»	Выписка дополнительного ЭСФ означает корректировку размера оборота по реализации компании и Это право стоит предоставить отдельным сотрудникам, например, старшему менеджеру.
Отзывать счет-фактуру	Право выполнять отзыв ЭСФ, выписанных предприятием	Неконтролируемый может являться признаком лжепредпринимательства. Ошибочный отзыв ЭСФ практически нельзя исправить (единственная возможность отменить ошибочный отзыв – попросить покупателя отклонить это действие со совей стороны в течение установленного срока). Поэтому это право тоже лучше предоставлять только выборочным сотрудникам
Создавать черновик	Это право позволяет создавать и заполнять черновики счетов-фактур. Но не позволяет выполнить их подпись и отправку покупателю	Можно предоставлять всем сотрудникам, которые будут готовить черновики ЭСФ (создавать и заполнять их).

Интеграция ИС ЭСФ с учетными системами

ИС ЭСФ предоставляет API для программного обмена данными с учетными системами налогоплательщиков. Пользователи программ 1С на платформе 1С:Предприятие 8 могут использовать эту возможность для прямого обмена данными с ИС ЭСФ.

Если ИС ЭСФ не работает?

ИС ЭСФ – это информационная система, поэтому в случае проведения плановых или внеплановых технических работ, сбоях, высокой нагрузке на каналы связи и т.д. она может работать не стабильно или быть недоступной для пользователя.

Законодательством предусмотрено , что налогоплательщик, обязанный выставлять счета-фактуры в электронной форме, в некоторых случаях вправе выписать счет-фактуру в бумажной форме:

« 1) отсутствие сети телекоммуникаций общего пользования; Информация об административно-территориальных единицах РК, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования , опубликована на интернет-ресурсе КГД;

2) возникновение в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом .

При этом п осле устранения технических ошибок счет-фактура, выписанный на бумажном носителе,должен быть выписан в электронной форме в течение 15 календарных дней с даты устранения ошибки.

Информация о зафиксированных проблемах в ИС ЭСФ или недоступности системы в связи с проведением технических работ публикуется на портале Комитета государственных доходов.

Дата	Время	Причина
	22:00 - 23:30	Технические работы
	22:00 - 23:30	Технические работы
	21:00 - 23:00	Технические работы
	21:00 - 03:00	Технические работы
	22:00 - 23:30	Технические работы
	22:00 - 23:00	Технические работы
	22:00 - 23:30	Технические работы
	22:00 - 23:30	Технические работы
	22:00 - 23:30	Технические работы
	22:00 - 23:30	Технические работы
	период с 01.01.2019 по 10.05.2019	Признана техническая ошибка по нерезидентам, работающим в РК через структурные подразделения
	22:00 - 23:32	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	09:00 - 23:00
	14:00 - 06:00	Планово - профилактические работы в ИС ЭСФ
	09:00 - 18:00	Работы на сети ЕТС ГО (кратковременные перебои)
	20:00 - 23:30	Технические работы
	20:00 - 21:30	Технические работы
	12:00 - 17:45	Перезапуск ИС ЭСФ
	21:00 - 17:00	Планово-профилактические работы в ИС ЭСФ
	22:00 - 23:32	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	13:00-13:40	Технические работы
	23:00 - 00:32
	22:00 - 02:15	Технические работы
	22:00 - 22:32	Технические работы
	22:00 - 23:32	Технические работы
	22:00 - 23:00	Технические работы
	22:00 - 23:00	Технические работы
	22:00 - 23:30	Технические работы
	22:00 - 20:04	Технические работы
	21:30 - 00:30	Технические работы
	00:00 - 00:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	20:00 - 20:30
	21:00 - 23:04	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	21:00 - 23:04	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	21:00 - 23:04	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	19:00 - 01:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	21:00 - 03:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	21:00 - 03:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	21:00 - 02:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	19:00 - 00:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	19:00 - 22:00
	21:00 - 02:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль "Виртуальный склад")
	21:00 - 01:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль "Виртуальный склад")
	17:00 - 23:50	Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль "Виртуальный склад")
	21:00 - 03:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	21:00 - 03:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	21:00 - 00:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	21:00 - 01:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	21:00 - 03:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	21:00 - 23:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	21:00 - 23:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	21:00 - 21:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	21:00 - 23:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
	15:30 - 19:15	Профилактические работы
	21:00 - 24:00	Профилактческие работы
	21:00 - 23:30	Нерегламентные работы
	21:00 - 23:00	Обновление системы
	00:00 - 23:59	Технические проблемы в ИС ЭСФ
	21:00 - 03:00	Обновление системы
	21:00 - 03:00	Обновление системы
	21:00 - 03:00	Технические работы
	21:00 - 03:00	Технические работы
	21:00 - 03:00	Технические работы
	21:00 - 22:00	Технические работы