Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции. Кадровый учет в ООО с нуля – пошаговая инструкция Делопроизводство с нуля пошаговые инструкции

25.12.2023

Работа с кадрами - удел любого работодателя, нанявшего персонал для выполнения необходимых трудовых функций. Согласно действующему законодательству руководство должно вести строгий учёт кадров, что сопряжено с оформлением и ведением различной документации.

Компании, предприятия и организации давно присутствующие на рынке имеют хорошо отлаженное делопроизводство. А вот новым юридическим лицам, недавно прошедшим регистрацию, приходится заниматься кадровыми бумагами с нуля, что всегда вызывает определённые трудности.

Очевидно, что ведением документации должен заниматься квалифицированный специалист.

Обычно это человек, получивший должность в качестве совместителя - главный бухгалтер либо секретарь руководителя. Но на больших предприятиях вопросы в этой сфере решаются целым кадровым отделом, так как требуется обработать большие объёмы документации, а затем следить за её правильным ведением.

Количество необходимых специалистов определяется руководством с учётом не только численности персонала, но и специфики производственной или коммерческой деятельности данного юридического лица.

Например, на предприятиях с трудовой деятельности бумажной работы для кадровиков заметно больше, чем в обычном офисе с комфортными условиями труда.

При организации делопроизводства следует учитывать, что это поэтапный процесс, не терпящий ошибок на каждом из этапов.

Этапы и пошаговые руководства

Работа кадрового отдела и деятельность юридического лица в целом определяется законодательной и нормативной базой. Поэтому руководству необходимо определиться, какие именно документы потребуются на первом этапе.

Есть список обязательных , присутствующих в любой организации и на предприятии, а также специфическая документация, необходимая для работы отдельных предприятий, компаний и организаций.

Такие документы носят название нормативных и хранятся в кадровом отделе в специально отведённой для этого папке или сейфовой ячейке.

Обязательные документы

Существует список обязательных документов, которые требуются работодателю уже на первых этапах деятельности юридического лица. Это:

Различные виды или основных распорядительных документов. Через приказы оформляется приём или увольнение работников, производится их перемещение в пределах одного предприятия или организации. Эти документы имеют отношение к работников и по этой причине хранятся в течение 75 лет.
Также к приказам, имеющим отношения к кадрам, относят оформление отпускных периодов, декретов, периодов для ухода за детьми, направления в командировки, назначение премий и других поощрений, вынесение , и так далее. Эти приказы хранятся в архивах чуть меньше - в среднем три-пять лет.
Рекомендуется завести две папки. В одной из них будут собраны приказы о приёме и увольнении, а также перемещениях сотрудников. А во второй все остальные приказы, имеющие отношение к рабочему персоналу.
Следующий вид важных документов - это личные карточки работников, оформленные на бланке Т-2. Данный тип документов включает в себя всю основную информацию по каждому из сотрудников. Хранить карточки можно в отдельной папке либо вместе с личными делами (как вложение в личные дела).
Ещё один обязательный документ - это , которая заводится работодателем на каждого работника, а затем оформляется и ведётся в соответствии с требованиями Правительства РФ, отражёнными в специальном постановлении под номером 225.
Книги оформляются в течение трёх дней с момента приёма на свободное место нового сотрудника. Этот документ не выдаётся работнику на руки до самого последнего дня работы при увольнении. Поскольку книжки относятся к документам, подлежащим строгому учёту, для них заводится отдельная учётная книга (). В таком журнале фиксируется движение трудовых и вкладышей к ним. Срок хранение книжек и учётного журнала составляет 75 лет.
Ещё один важный документ - , заключаемый между работником и работодателем, и свидетельствующий о начале трудовой деятельности. В зависимости от типа документа ( или ) варьируется срок его хранения. Срочный документ хранится не менее пяти лет, а бессрочный остаётся в архиве в течение 75 лет.

Также для молодого юридического лица необходимо произвести оценку рабочих мест на предмет условий для трудовой деятельности и их соответствия основным нормам.

Документы, имеющие отношение к этой сфере, как правило, обновляются один раз в пять лет.

Но этим перечнем список основных документов не ограничивается! Дополнительно потребуется:

Составить штатное расписание с учётом норм для всех категорий работников (например, совместителей, беременных сотрудниц, инвалидов).
Утвердить документ, отражающий порядок оплаты труда. Сюда, например, включается фиксированная сумма для работников, занятых по совмещению.
Завести журнал для учёта работников, направленных в командировки, и отдельный .
Разработать и принять правила внутреннего распорядка. Например, установить дисциплинарное наказание за прогулы и опоздания.

К необязательным, но всё же необходимым документам относят: коллективные договоры, основания для издания приказов (отдельная книга), различные инструкции для персонала и отдельных должностей.

Важно учесть все нюансы коммерческой и производственной деятельности! Например, на вредном производстве необходимо отразить в локальных документах порядок и нормы выдачи продуктов, а также выплату дополнительных . А если требуется специальная одежда, сроки её выдачи работникам фиксируются в отдельном приказе или ином распорядительном документе.

Если для функционирования бухгалтерии или других отделов требуется программное обеспечение, определяется список необходимых программ.

Когда установлен весь перечень документов, необходимо отобразить порядок их ведения в специальном Положении о ведении делопроизводства. Это также необязательный документ, однако, его наличие значительно облегчит задачу для сотрудников кадрового отдела - они будут знать, что именно и когда от них требуется руководством.

Оформление руководителя

Новому юридическому лицу требуется официальный руководитель. Обычно работодатель нанимает генерального директора. Этому сотруднику доверяют приём рабочего персонала на вакантные места и заключение с людьми договоров.

Если директор одновременно является единственным учредителем, с ним всё равно заключается отдельный договор (учредитель нанимает на работу самого себя). То же самое правило касается предпринимателей - они подписывают договор как от себя, так и от лица нанимаемого руководителя.

После заключения договора в обязательном порядке издаётся - это обязательная процедура для приёма на работу директора.

Нормативные акты

После найма на работу директора определяется количество должностей (рабочих мест), необходимых для нормального функционирования предприятия, компании или организации. На основании полученных цифр и с учётом производственного цикла, а также других особенностей деятельности юридического лица разрабатывается штатное расписание.

Для оформления этого документа принято пользоваться бланком унифицированного образца, хотя это необязательное требование и по желанию работодателя в документ можно внести дополнительные столбцы.

Все должности перечисляются в документе, начиная с главной (с директора) и заканчивая штатными единицами, имеющими отношение к вспомогательному персоналу. Для каждой требующейся должности фиксируется необходимое количество единиц штата, их оклад и положенные надбавки.

Затем создаётся рабочее расписание, включающее для всего персонала.

Если предполагается деление на смены, график для каждой из них прописывается подробно и в полном объёме.

Также в этом документе кратко указываются основные требования к внешнему виду сотрудников, их поведению, соблюдению распорядка и так далее.

На следующем этапе осуществляется разработка , заключаемого при приёме на свободное место нового сотрудника. В документе необходимо учесть все основные требования трудового законодательства, а также положения локальных документов. Обычно разработкой этого документа занимаются юристы работодателя или нанятые специалисты.

Документ включает в себя следующие основные пункты (дополнительные можно внести, если они не противоречат ТК):

Наименование юридического лица, его адрес, телефон, фамилию, имя и отчество полномочного представителя, и его должность (обычно это директор).
Паспортные данные нанимаемого работника. Для них отводится отдельный пункт в шапке документа.
Должность сотрудника, тип его договора (срочный или бессрочный), указание типа рабочего места (основное или дополнительное).
Подробный перечень основных трудовых функций и обязанностей. Не обязательно давать полный список! Достаточно сослаться на инструкцию, утверждённую для конкретной должности.
Информацию по оплате трудовой деятельности, начислению дополнительных компенсаций и льгот, порядке предоставления отпускных периодов.
Информацию по рабочему графику, доплатам за сверхурочные работы.
Перечень оснований для прекращения действия документа и другую дополнительную информацию.
Подписи обеих сторон, их реквизиты, мокрую печать юридического лица.

Учётные документы

Для учёта документации создаются специальные книги (журналы) и папки. Каждый из журналов прошивается с обязательной нумерацией страниц. На прошивку с обратной стороны журнала наклеивается квадрат белой бумаги, на котором уполномоченное лицо ставит свою подпись и дату проверки (руководитель или другое должностное лицо).

На обложке журнала (книги) указывается полное наименование юридического лица и дата начала ведения этого учётного документа.

Трудовые книги

Для отдельным приказом назначается ответственный работник, который будет заполнять и хранить книжки всех работников.

Так как это документы строгой отчетности, их движение контролируется через отдельный учётный журнал. А хранение осуществляется в отдельном сейфе с обязательным запиранием этого хранилища на замок.

Назначенное для ведения лицо наблюдает за своевременным и правильным заполнением книжек, а в случае необходимости вносит в документы необходимые правки, заверяя их собственной подписью. Этот же сотрудник контролирует (увольняемый работник должен подписаться в учётном журнале, подтверждая получение трудовой).

Оформление работников

Полноценное функционирование юридического лица начинается с . Приём на вакантные места работников сопровождается документальным оформлением и это не только издание приказа или подписание договора.

Сотрудники кадрового отдела обязаны принять и подготовить ряд документов:

Получить заявление от соискателя сводного рабочего места и присвоить документу регистрационный номер (отразить его в специальном учётном журнале).
Ознакомить новичка со всеми инструкциями и локальными документами. Например, к таким документам относят коллективный договор, а в отдельных случаях документ о полной материальной ответственности, налагаемой на весь коллектив.
Оформить договор и передать его для подписания руководителю, а затем работнику.
При этом на основной копии делается пометка, что второй экземпляр этого документа выдан на руки сотруднику.
Оформить приказ, зарегистрировать его в учётной книге и передать для подписания руководителю.
На основании подписанного приказа оформить личную карточку и дело сотрудника.
Личное дело формируется из нескольких документов (заявления, копий личных документов работника, документов о полученном образовании и имеющейся квалификации, договора, приказа).
Передать необходимые документы в бухгалтерию для своевременного начисления сотруднику заработной платы.

На этом этапе документальное оформление каждого отдельного работника можно считать завершённым, а предприятие, компанию или организацию готовой к основной деятельности.

На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.

В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве . Обычно это бухгалтер или .

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документов

Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.

Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.

Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: , увольнение и . Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.

К кадровым приказам относятся все остальные:

отпуска;
премии;
командировки;
дисциплинарные взыскания и.д.

Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.

Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.

Следующий обязательный документ это , в которых отражаются все основные сведения о работнике . Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.

Третий обязательный документ – это . В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.

Поскольку трудовые книжки являются , то обязательно вести . Эта книга также хранится 75 лет.

Следующий обязательный документ это . Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.

После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.

К прочим обязательным документам относится:

Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это , книга основания для приказов.

Сбор и изучение учредительных документов

После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.

Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.

Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.

Оформление перечня документов

Когда весь перечень необходимых документов определен, можно приступать к составлению Положения о ведении кадрового делопроизводства.

В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.

Оформление на работу директора

Если предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.

Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками. Если должность директора выборная, по конкурсу, то заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они. Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.

Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.

Составление локальных нормативных актов

Для того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание . Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.

По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.

В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.

Разработка типового образца трудового договора

В трудовой договор должны быть включены все основные положения, перечисленные в трудовом кодексе.

Сюда относится :

Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.

Подготовка документов учета

Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить . А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, и скрепить печатью. Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний форзац. Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.

На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.

Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.

Оформление на работу сотрудников

При каждого сотрудника необходимо произвести определенную последовательность работ:

прием у работника;
ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
оформление приказа о приеме на работу;
заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы.
передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления .

В следующем видеоплейлисте представлены инструкции по ведению кадрового делопроизводства:

Синонимы к кадровому учёту – это , ведение кадровой документации.
Кадровый учёт представляет собой регламентирование трудовых отношений между рабочим и самим работодателем. Все движения рабочих в какой-либо организации или же у ИП будут учитываться по Трудовому кодексу в России в основе первых кадровых деловых бумаг.
К кадровому учёту относится:
- создание трудовых соглашений, специальных инструкций;
- фиксирование разных приказов (к примеру, приём рабочего на должность);
- оформление карточек, которые будут составлены для каждого рабочего;
- ведение, так называемых, регистров кадрового учёта;
- ведение табеля по учетному времени.

Необходимые кадровые документы для ООО

Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Что должно быть:

Протоколы о том, что Общество было создано.
Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
Заключения от органов по контролю.
Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
Положения о созданных филиалах организации.
Список аффилированных лиц.
Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

Группы кадровых документов

Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:

Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).

Виды

Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:

Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
Переписки по службе (внутренние).
Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).

Помните! Учёт всей кадровой документации наблюдается отделом по кадрам в организации.

Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:

Положение о структуре предприятия.
Установленные стандарты в работе.
Цель создания ООО.
Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
Указание о командировках.
Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
Инструкции по работе.
Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).

Унифицированные формы по учету кадров

Основные унифицированные формы по учёту кадров:

T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
T-3 «Штатное расписание».
T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
T-7 «График отпусков».
T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
T-10 «Командировочное удостоверение».
T-11 «Указ о поощрении работника».
T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
T-11а «Указ о поощрении рабочих».
T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля

Прежде чем вы возьметесь за кадровую документацию, запаситесь специальными пособиями (можно воспользоваться порталами «Консультант +» или «Гарант»). Там имеются актуальные нормативные акты.
Здесь нужно обратить внимание на учредительные деловые бумаги организации. Нужно будет начинать с приема на работу директора предприятия. Изучите Устав самой организации (здесь ведется порядок приема на должность директора, зарплата, срок трудовых книжек и др.)
Какие обязательные деловые бумаги нужны для работодателя?
- Правила по внутреннему трудовому распорядку, штатное расписание предприятия.
- График всех отпусков, трудовые книжки, а также определенные трудовые договоры.
- и в неё, а также специальная книга, где фиксируется доходы и расходы.
- Табель учёта по рабочему времени, карточки рабочих (личные),форма расчетной бумаги, которая утверждена руководителем предприятия.
- Деловые бумаги по обработке персональных данных рабочих, расчётные ведомости и все приказы, и др.
Процесс оформления директора. Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге. Потом конструируется трудовой договор.
Создание основных правил трудового распорядка в организации, а также штатное расписание и другие локальные акты (для этого воспользуйтесь определенным программой). Главное всё проверьте на наличие описок или ошибок!
Здесь идёт заполнение бланков по трудовому договору с рабочими и другая документация (уже должны быть сведения о должностях, зарплате и количестве времени на работу).
Рассмотреть нужно задачи о ведении самих трудовых книжек (кроме директора ещё никто не трудоустроен, следовательно, вся ответственность по ведению книжек лежит на нём).
Здесь уже идет процесс принятия новых рабочих на работу.

Штрафы за неведение кадрового учёта

Прежде всего, всё зависит от должности проверяющего и от тяжести этого нарушения. При нарушении определенного законодательства штраф может составлять от 5-ти МРОТ до 50-ти МРОТ. Вообще, при повторном нарушении будет возможно отстранение ответственной личности с периодом от 1-го года до 3 лет.

На этом, статья будет закончена. Спасибо за прочтение!

Поправки к Трудовому кодексу, принятые в минувшем году затронули многие кадровые документы, которые должны быть в организации в 2019 г. Они касаются изменения условий приема на работу, оплаты труда, определения уровня квалификации соискателей ряда должностей, предоставления некоторых социальных гарантий.

Ряд нововведений облегчает и упрощает ведение кадровых документов в 2019 г., что должно положительно сказаться на состоянии малого бизнеса. Рассмотрим, к чем следует подготовиться сотрудникам кадровых служб.

Ведение кадрового делопроизводства в 2019 г.

Кадровое делопроизводство - это комплекс мер, которые включают в себя разработку и ведение документов, относящихся к персоналу. Большая часть требований к кадровым документам в 2019 году осталась неизменной. Ведение кадрового учета обязательно абсолютно для всех работодателей, хотя у некоторых из них появилась возможность делать это в несколько усеченном виде.

По прежнему продолжает действовать введенный еще в 2016 г. запрет на заемный труд. Это значит, что со всеми работниками, выполняющими трудовую функцию на территории работодателя в обязательном порядке должен быть заключен трудовой договор. Исключением может быть только аутсорсинг ряда непрофильных функций, на проведение которого заключается договор гражданско-правового характера.

Что касается непосредственно кадрового делопроизводства, все документы, которые необходимо вести в отношении персонала, оформляются в соответствии с требованиями Трудового кодекса, ряда подзаконных актов и ведомственных инструкций. Ответственный (или ответственные) за выполнение такой работы назначается приказом по организации.

Кадровое делопроизводство в 2019 г.: основные документы

Для того, чтобы понять, какие документы по кадровому делопроизводству должны быть в организации, проанализируем трудовое законодательство и представим получившийся результат в виде таблицы. Для большинства из них существуют унифицированные формы, разработанные и утвержденные Госкомстатом. Их применение не является обязательным, но существенно облегает работу сотрудников кадровых служб.

Кадровое делопроизводство-2019: основные документы

Документ	Нормативная база
Штатное расписание
Правила внутреннего трудового распорядка	ст. 189 ТК РФ
Должностные инструкции
Положение о защите персональных данных	ст. 86 ТК РФ
Положения о оплате труду и поощрении сотрудников	Раздел 6 ТК РФ
Инструкции по охране труда и журналы проведения инструктажа	Раздел 10 ТК РФ
График отпусков	ст. 123 ТК РФ, Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые договоры	ст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ
Личные карточки	Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Кадровые приказы	Унифицированные формы утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые книжки	ст. 66 ТК РФ
Книга учета трудовых книжек и вкладышей	Постановление Минтруда № 69 от 2003 г.
Табель учета времени	Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Коллективный договор	Раздел 2 ТК РФ
Перечень должностей для которых установлен ненормированный день	ст. 101 ТК РФ
График смен для предприятий с непрерывным производством	ст. 103 ТК РФ
Договоры о полной мат. ответственности	ст. 244 ТК РФ
Положение о коммерческой и иной тайне	Соответствующие Федеральные законы
Положение об аттестации (если они проводятся)	ст. 81 ТК РФ
Журналы регистрации приказов, справок и т. д.

Изменения в кадровом делопроизводстве в 2019 г.

Российское трудовое законодательство - динамичная и постоянно совершенствующаяся система. Ряд норм этого документа, вступивших в силу в 2018 г. касаются и обязательных документов для кадрового делопроизводства. Рассмотрим, что именно предстоит изменить в работе кадровой службы.

Увеличение значения МРОТ. С 1 июля он будет равен 7800 р., что на 4% выше предыдущего значения. Для работодателей это будет означать пересмотр условий оплаты труда и включение в трудовые договоры, заключаемые с вновь нанятыми работниками, положений, учитывающих это изменение. Напомним, что платить менее МРОТ за работу полный день, смену или неделю работодатель права не имеет.
Упрощение кадрового учета для малого бизнеса, подпадающего под критерии микропредприятий. Ниже на примере ИП мы подробно рассмотрим это новшество и назовем необходимые кадровые документы образцы и бланки 2018 г.
Независимая оценка квалификации. Федеральный закон, регулирующий ее проведение принят в июле 2016 г и вступил в силу с 01.01.2017 г. Соискатели проходят ее либо за счет собственных средств, либо по направлению работодателя. Оценка производится в виде экзамена по итогам которого выдается свидетельство. Отрицательные результат отражается в заключении с рекомендациями по улучшению знаний. Инициатива о прохождении независимой оценки может поступить и от работодателя. Но для направления работника на экзамен требуется его письменное согласие. Во время экзамена за сотрудником сохраняется его должность и зарплата, а также возмещаются командировочные расходы.
Ужесточены сроки выплаты зарплаты. Если ранее работодатели сами могли устанавливать их, то теперь в ст. 136 ТК устанавливаются предельные сроки - не позднее 15 числа месяца, следующего за отработанным.

Увеличился размер ответственности работодателя за задержку полагающихся работникам выплат. Компенсация, которая полагается работникам за каждый день пропуска перечисления или выдачи зарплаты, отпускных или других средств увеличилась вдвое и составила уже 1/150 от ставки рефинансирования ЦБ РФ. Начисление такого штрафа начинается со следующего за установленным законом или внутренним актом дня выплаты и продолжается до фактического дня ра
Трудовые книжки разрешили не заверять круглой печатью. Соответствующее изменение в инструкцию по их заполнению внесены Приказом Минтруда 31.10.2016 г. Для заверения сделанных записей о приеме, переводе и т. д. достаточно использовать печать службы кадров, если она имеется.
Дополнен перечень основания для внепланового визита представителей трудинспекции. Теперь для проведения проверки соблюдения работодателем норм трудового законодательства инспекторам ГИТ достаточно информации о существующих задержках заработной платы и прочих выплат или установлении их размера ниже минимальной планки, предусмотренной законом. Помимо компенсации, причитающейся работникам, такой работодатель заплатит штраф, наложенный на него трудинспекцией.
В муниципальных и государственных организациях (учреждениях и предприятиях) зарплату директоров и главбухов «привязали» к заработку прочих сотрудников. Предельную «вилку» назначает Правительство РФ и субъектов или органы местного самоуправления.
В список документов, обязательных при заключении трудового договора включена еще одна справка - об отсутствии административных взысканий за употребление веществ, относящихся к наркотическим или психотропным. Обязательным такой документ является не для всех, а только в том случае, когда подобное требование к работнику установлено законом. Соответствующие дополнения включены в ст. 65 ТК РФ.
Снижена допустимая доля привлечения иностранных работников в некоторых отраслях. Так, в сфере перевозок пассажиров и грузов сухопутным транспортом она урезана до 30%. иностранные водители при этом обязаны иметь права российского образца. Запрет на использование водительских удостоверений иностранных государств для работников транспортной отрасли начнет действовать с 1.06.2017 г., так что у работодателей есть время подготовиться.

Изменились сроки исков по некоторым трудовым спорам. В частности теперь добиться справедливости при невыплате заработной платы или ее части, особенно при увольнении, можно не в течении трех месяцев, как это было ранее, а в течение года. Такая мера призвана оградить работников от произвола недобросовестных работодателей, которые пользовались сокращенным сроком давности по подобным искам.
Изменения в оформлении и оплате листков нетрудоспособности. Бумажные больничные листы заменит электронный документ. Это сократит время на оформление выплат по ним для кадровиков и бухгалтеров. Кроме того, подделать или потерять такой документ практически невозможно. Одновременно чиновники увеличивают стаж, необходимый для получения пособия по нетрудоспособности в полном размере. В 201 7г. его срок увеличится до 9 лет. Постепенно планируется довести его до 15 лет. Для тех, кто отработал 8-15 лет размер пособия будет равным 80%, а до 8 лет - 60% от заработка.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Кадровые документы для ИП в 2019 г.

Для индивидуального предпринимателя ведение кадровой документации становится необходимым лишь в том случае, когда он выступает в качестве работодателя. Если же он получает доход лишь от собственной предпринимательской деятельности, то никакой документации, кроме бухгалтерской и налоговой нет необходимости.

Некоторые кадровые документы для ИП в 2019 г. больше не являются обязательными. Такое новшество предусмотрено Законом от 03.07.2016 г. № 348-ФЗ. Согласно его положениям, от необходимости вести кадровый учет освобождаются так называемые микропредприятия. В эту категорию могут входить как ИП, так и юридические лица. Критериями отнесения именно к микропредприятиям зако называет следующие признаки:

численность сотрудников до 15 человек;
общий годовой доход не выходит за пределы 120 млн. руб.;
для ООО среди учредителей доля других юрлиц не превышает 49%.

Послабления для малого бизнеса не означают возможности не вести кадровую документацию вовсе. Речь идет только о ряде локальных актов, таких как ПВТР, положения о зарплате и премировании, графики отпусков и смен и т. п. Однако все условия, которые обычно включаются в такие документы должны быть прописаны в трудовых договорах, заключаемых с сотрудниками. Их наличие все так же обязательно.

По-прежнему требуются и такие документы, как:

штатное расписание;
кадровые приказы (о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и т. д.);
табель учета отработанного времени;
личные карточки;
трудовые книжки.

фрагмент )

Все компании, подпадающие под положения о микропредприятиях, основанные в 2018 г. и позднее, обязаны приказом закрепить отказ от использования кадрового делопроизводства, список документов которого можно не приводить. Те же ИП, что были зарегистрированы ранее, также могут упростить себе работу. Но в приказе придется также указать, что ранее принятые документы при этом теряют свою силу.

Для того, чтобы отказ от оформления кадровой документации в малом бизнесе не привел к массовому нарушению прав работников таких предприятий, Правительство рассчитывает разработать и утвердить типовой трудовой договор, где будет учтены все необходимые нюансы, касающиеся условий труда, его оплаты и социальных гарантий. Соответствующие поправки, касающиеся особенностей трудоустройства на микропредприятиях, появятся и в Трудовом кодексе в виде отдельной главы.

При разрастании штата или увеличении прибыли, то есть при переходе в категорию малого или среднего предприятия, послабления в части кадрового учета становятся недействительными. Предпринимателю дается четыре месяца на то, чтобы запустить кадровое делопроизводство в полном объеме практически с нуля.

Объем изменений, затронувших кадровое делопроизводство в 2018 г. достаточно велик. Это говорит о желании государства сократить число злоупотреблений со стороны работодателей и максимально защитить права обеих сторон трудовых отношений. Насколько удачными окажутся новшества покажет правоприменительная практика.